Translate Disposal Archives

TRANSLATE: RECORDS MANAGEMENT: INTEGRATED INFORMATION SYSTEMS

PATRICIA E. WALLACE, JO ANN LEE, DEXTER R. SCHUBERT

CHAPTER 5: RETENTION AND DISPOSITION OF RECORDS

Jadwal Retensi Arsip

Jadwal retensi arsip merupakan kesepakatan tertulis di antara pencipta arsip, pengguna arsip dan pengelola arsip untuk melakukan retensi dan pemusnahan arsip. pada implementasinya, jadwal ini berisi tentang jangka waktu masing-masing arsip aktif disimpan sebagai semi aktif dan arsip yang harus dimusnahkan.

Apakah itu arsip?

Dokumen dapat menjadi arsip atau bisa juga non arsip. dalam terminology sederhananya, arsip adalah semua dokumen yang bernilai guna sehingga wajib disimpan. Arsip dapat berbentuk gambar, microfilm,peta, table, lukisan, surat-menyurat, foto, rekaman magnetic, dan lain sebagainya. Pada hampir semua organisasi, mayoritas arsip yang tercipta berbentuk dokumen kertas.

Karena program retensi juga berhubungan dengan non arsip, maka penting untuk mengenali apa itu non arsip. Non arsip adalah dokumen yang dibuat untuk keperluan organisasi dan kemudia dimusnahkan setelah masa nilai gunanya habis.  Non arsip dapat berupa slip pembayaran rutin, lembaran pembayaran rutin, duplikasi sementara surat menyurat, copy file-reading korespondensi, duplikasi semua dokumen dari file yang sama, duplikasi manual dan catatan kecil.  Ketika menyusun jadwal retensi kita harus memahami dengan benar perbedaan vita antara arsip dengan non arsip. jika non arsip tercampur dengan arsip aslinya, maka akan dibutuhkan waktu yang sangat lama untuk mengelompokkan arsip dengan non arsipnya.

Arsip dinamis terbagi ke dalam dua jenis yaitu arsip aktif dan inaktif. Arsip aktif merupakan arsip yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari organisasi. arsip inaktif merupakan arsip yang sudah tidak digunakan lagi untuk kegiatan sehari-hari organisasi dan harus ditransfer ke ruang penyimpanan arsip inaktif.

Penilaian Arsip

Proses pertama melakukan pemusnahan adalah penilaian arsip. penilaian arsip adalah proses menentukan nilai arsip dinamis terhadap organisasi. terdapat dua kategori dasar penilaian arsip (1) arsip yang memiliki nilai guna permanen bagi organisasi sehingga harus disimpan dan diselamatkan; dan (2) arsip yang dapat dimusnahkan, baik secara langsung maupun di masa yang akan datang. Penentuan kategori arsip berdasarkan fungsi dan kegunaan tersebut di atas, merupakan tugas seorang penilai arsip.

Nilai Arsip

Ketika menilai fungsi dan guna arsip, maka semua arsip yang dinilai tersebut harus dibagi ke dalam 6 sub kategori. Enam sub kategori tersebut adalah: administrative, bukti, fiscal, informasi, legal dan ilmu pengetahuan. Arsip Nasional Amerika (NAS) membagi enam sub kategori arsip dinamis ke dalam dua nilai utama yaitu nilai primer dan nilai sekunder:

            Nilai Primer               Nilai Sekunder

            _______________________________

1.      Administratif        5.Bukti

2.      Legal                     6. Informasi

3.      Fiscal

4.      Ilmu Pengetahuan

Arsip dinamis memiliki nilai administrative jika memiliki peranan penting bagi kinerja organisasi baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. Yang dikelompokkan ke dalam kinerja organisasi jangka pendek perintah rutin, sementara untuk kebijakan, dan peraturan mengikat dikelompokkan ke dalam kinerja organisasi jangka panjang. Arsip dikategorikan memiliki nilai legal jika berisi tentang bukti legal, hak dan kewajiban organisasi. dokumen yang memiliki nilai legal berisi tentang kontrak, sewa menyewa, bukti kepemilikan, putusan hukum dan opini serta perjanjian. Arsip yang memiliki nilai fiscal biasanya berhubungan dengan transaksi keuangan yang diakumulasikan dalam bentuk laporan tahunan fiscal. Arsip bernilai fiscal meliputi dokumen anggaran, voucher, arsip akuntansi, pernyataan pajak, dan izin.