Model Undang-Undang Arsip Statis
dan Dinamis
Bab I
Pendahuluan tentang Undang-Undang
Arsip Statis dan Dinamis
INFORMASI, Arsip
Statis dan Dinamis
Informasi merupakan
sumber utama bagi tiap komunitas social modern, tanpa informasi pemerintah dan
masyarakat dapat berfungsi secara efektif.
Terminologi Arsip
dinamis mencakup semua dokumen, dalam bentuk atau format apapun, yang
diciptakan oleh pemerintah, organisasi atau individu lainnya atau yang
digunakan atau diterima dalam kegiatan administrasi atau transaksi eksekutif.
Arsip dinamis merupakan bagian atau bukti transaksi tersebut. Sebagai bukti, Arsip ini kemudian
dirawat, disimpan agar dikemudian hari dapat digunakan sebagaimanamestinya oleh
generasi penerus. Arsip dinamis terdiri dari memori korporasi Negara, jejak
audit dari transaksi keuangan dan bukti-bukti kebijakan dan aktivitas kegiatan
tersebut.
Manajemen efektif Arsip
dinamis melalui alur hidup arsip (life cycle) merupakan masalah kunci dalam
reformasi aparatur pemerintah. Buruknya manejemen Arsip dinamis berarti bahwa
pemerintah tidak memiliki akses yang dapat mendukung proses pengambilan
keputusan atau pemberian pelayanan terhadap masyarakat.
Banyaknya Arsip dinamis
yang harus disimpan hanya untuk waktu tidak lama, yang berguna sebagai bahan
bukti atau informasi bagi penciptanya. Sedangkan Arsip dinamis lain yang dapat
disimpan oleh waktu yang lama berfungsi sebagai bukti atau informasi tentang
kegiatan atau fungsi pemerintah dari waktu ke waktu. Arsip-arsip tersebut layak
disimpan dan dirawat dengan sebaik-baiknya, disebut sebagai “Arsip Statis”.
Arsip Nasional
merupakan tempat permanent bagi Arsip-arsip pemerintah yang memiliki nilai,
namun Arsip ini tidak akan dapat disimpan jika tidak dikelola dengan baik pada
saat proses penggunaannya. Kalau Arsip tersebut dikelola dengan baik otentitas
dan keamanan Arsip dan informasi yang terkandung didalamnya dapat
terselamatkan.
Undang-Undang Arsip Statis dan Dinamis
Undang-Undang dan implementasi Undang-Undang Arsip statis dan dinamis
yang up to date merupakan hal yang harus dibangun guna mencapai system yang
terintegrasi dan efektif dalam hal pengelolaan Arsip dinamis dan statis pada
saat melewati alur kehidupan (life cycle) Arsip.
Bentuk Undang-Undang
yang dibuat oleh sesuatu Negara harus mencakup konstitusi formal dan konvensi
konstitusi Negara (seperti pemisahan kekuasaan antara legislative, eksekutif
dan yudikatif; peraturan atau konvensi yang mengatur kabinet secara kolektif
dan kewajiban masing-masing individu dalam jajaran cabinet dan hubungan antara
menteri dan PNS di organisasi yang dipimpinnya; keseimbangan antara
sentralisasi dan desentralisasi dan antara sector public dan swasta).
Undang-Undang juga harus mengacu pada kondisi politik, ekonomi, social, budaya
dan administrative; Undang-Undang Kearsipan yang telah ada; dan pada tingkatan
umum perkembangan ilmu kearsipan. Semua cakupan ini kemudian akan memberikan
keseimbangan dalam Undang-Undang Kearsipan Nasional antara Undang-Undang dan
peraturan dibawahnya.
Undang-Undang Kearsipan
yang menjelaskan secara detail tentang manajemen kearsipan melalui life cycle
Arsip akan memberikan mandate yang jelas untuk digunakan dalam proses
impelementasinya. Undang-Undang Kearsipan yang dibuat hanyalah merupakan
kerangka kerja umum, sedangkan rincian dan detail Undang-Undang ini harus
dibuat dalam bentuk peraturan di bawah Undang-Undang.
Undang-Undang Kearsipan
telah banyak dibuat di banyak Negara dalam bentuk Undang-Undang Arsip Nasional
atau amandemen. Di Negara-negara anggota persemakmuran, Undang-Undang Arsip
Nasional seringkali menggunakan model Undang-Undang public record Inggris tahun
1958. Undang-Undang ini terdiri dari kerangka kerja untuk melakukan preservasi
dan akses terhadap arip-arsip colonial administrasi dan Negara penjajah pada
masa setelahnya. Namun,Undang-Undang ini sudah tidak sesuai dengan perkembangan
ilmu kearsipan terutama karena Undang-Undang ini tidak mengatur tentang
manajemen alur hidup Arsip dimulai dari penciptaan sampai pemusnahannya atau
ditransfer ke Arsip Nasional.
Bab 2
Model Undang-Undang Kearsipan
Undang-Undang Kearsipan, ………….. (tanggal)
Undang-Undang untuk menetapkan Badan/Institusi Arsip Nasional dan
memberikan manajemen yang lebih baik dalam bidang kearsipan melalui life
cycle arsip untuk mencabut Undang-Undang
Kearsipan …. (sebutkan nama Negara) sebagai komponen penting dalam menjalankan
administrasi dan akuntabilitas pemerintahan yang efektif; untuk memastikan
organisasi swasta, individu dan pemerintah menciptakan Arsip sesuai dengan
kegiatan dan transaksi yang dijalankan, sehingga Arsip tersebut dapat
digunakan, dirawat dan terawatt dan pemusnahan Arsip yang sudah tidak digunakan
dapat berjalan dengan baik dan terjadawal; dan untuk mengidentifikasikan dan
merawat Arsip yang bernilai guna statis.
Bab I
Pembukaan
Judul dan Pembukaan
1.
Undang-Undang
ini dapat ditulis “Undang-Undang Kearsipan Nasional, ……, dan berlaku pada saat
ditetapkan oleh menteri, dengan pemberitahuan yang ditempatkan dalam lembaran
Negara
Judul : Untuk menekankan
pada perawatan Arsip melalui alur hidup Arsip, kata-kata “Arsip statis dan
dinamis” digunakan pada judul Undang-Undang ini dan pada batang tubuhnyA
2.
Ketentuan
Umum
Dalam Undang-Undang sebaiknya dituliskan :
“Badan Penasehat” ialah Badan Penasehat Arsip
Nasional
“Penyimpanan Arsip Statis” ialah gedung atau
ruangan dimana didalamnya Arsip dinamis dirawat dan dapat digunakan sebagai
bahan konsultasi
“Arsip Statis” ialah Arsip dinamis yang
memiliki nilai guna statis yang harus dirawat secara permanent
“Arsip Dinamis” ialah Arsip yang digunakan
secara regular dalam menjalankan (current record) bisnis yang sedang berjalan
pada institusi atau individu.
“Direktur/Kepala” ialah Kepala Arsip Nasional
“Kepala Kantor Pemerintah” ialah menteri atau
orang lain yang bertanggung jawab untuk memimpin kantor pemerintah
“Institusi” ialah institusi Arsip Nasional
“Menteri” ialah menteri yang bertanggung jawab
untuk pelayanan sipil
“Arsip Nasional” ialah penyimpanan Arsip statis
lembaga pusat yang bernilai guna sehingga Arsip tersebut dilestarikan dan dapat
diakses sebagai bahan konsultasi
“Arsip Privat” ialah Arsip dinamis diluar Arsip
dinamis public yang dispesifikasikan dalam jadwal yang mengacu pada
Undang-Undang ini
“Kantor Publik” ialah setiap institusi, badan,
atau individu yang menciptakan, menerima atau menyimpan Arsip dinamis publik
Definisi : Undang-Undang ini mendefinisikan terminology
teknis (seperti retensi dan jadwal pemusnahan
dan record center) sesuai dengan standar terminology internasional
ArsipStatis : Dibedakan dari
gedung tempat arsip dirawat dan digunakan sebagai bahan konsultasi (penyimpan
arsip). Arsip Nasional hanya digunakan dengan acuan Undang-Undang sebelumnya atau sebagai judul
tempat penyimpanan Arsip statis institusi pusat yang dirawat dan kemudian
digunakan sebagai bahan konsultasi
Menteri : Pada banyak Negara, Arsip Nasional disebut
sebagai institusi budaya dan bertanggung jawab pada menteri kebudayaan (atau
sejajar dengan menteri). Namun, sentralitas dan kepentingan Arsip dinamis untuk
mewujudkan administrasi dan akuntabilitas yang baik dalam pemerintahan dan
implikasi kinerja pada berbagai sector harus dipahami secara benar dan
perubahan yang dibuat harus memastikan kewajiban bagi Arsip pemerintah untuk
berada dalam pengawasan secara terpusat. Presiden atau perdana menteri dapat
dianggap “menteri”, namun hal tersebut tidak dapat diaplikasikan pada beberapa
Negara.
Kantor
Publik : Digunakan sebagai
terminology generic yang luas yang mencakup setiap organisasi sector public
(contoh, kementerian, departemen, komisi, korporasi public, pemerintah daerah)
“Arsip Dinamis : ialah Arsip yang dispesifikasikan pada jadwal
yang public tercantum dalam
Undang-Undang ini
Record
center : ialah gedung yang
dirancang sebagai tempat penyimpanan Arsip dinamis dan diperlengkapi dengan
akses resmi terhadap Arsip
Jadwal
retensi dan pemusnahan : ialah
dokumen yang menjelaskan perlakuan terhadap Arsip-arsip institusi atau unit
administrative, yang menspesifikasikan Arsip dinamis mana yang harus dirawat
secara permanent atau dimusnahkan
Arsip
Inaktif : ialah Arsip
dinamis yang sudah tidak lagi sering digunakan; berdasarkan Undang-Undang ini
Arsip yang tidak digunakan salaam lima
tahun ditetapkan sebagai Arsip inaktif
Perhitungan
waktu
3.
(1) setiap
periode waktu yang tertera dalam Undang-Undang ini ialah hari pertama Januari
tahun depan setelah Arsip dinamis diciptakan
Arsip
dinamis public : terdapat
jadwal dalam Undang-Undang ini yang didefinisikan secara detail tentang Arsip
dinamis public secara keseluruhan dari life cycle Arsip yang ada di kantor
public vertical dan horizontal serta pemerintah daerah
Arsip
Dinamis : didefinisikan
semua informasi yang terekam dalam bentuk atau medium (yaitu Arsip audiovisual
dan elektronik serta file kertas) yang diciptakan, diterima dan disimpan oleh
tiap institusi sebagai bahan bukti legal kegiatan transaksi atau obligasi dalam
bisnis. Dengan menekankan pada bukti rekaman hasil kerja dapat dibedakan antara
materi perpustakaan atau database externa, karena arsipmelibatkan proses
pengambilan keputusan karena informasi yang terkandung didalamnya. 3 frase life
cycle Arsip dinamis yang dijelaskan (Arsip dinamis, Arsip inaktif dan Arsip
statis)
Hambatan yang dapat muncul ialah
teknologi yang berkembang sehingga sulit untuk dikuasai dan biaya tinggi yang
digunakan untuk mengelola manajemen Arsip dinamis elektronik dan hambatan
tersebut dapat mengakibatkan rendahnya prioritas untuk pengelolaan manajemen
Arsip dinamis public. Walaupun begitu, hambatan ini dapat diatasi dengan
membuat peraturan kearsipan yang secara spesifik mengatur tentang manajemen
Arsip dinamis elektronik.
Pengaturan
waktu : Bab
ini mengatur periode waktu berlakunya Undang-Undang kearsipan ini
(2) tempat dimana Arsip diciptakan pada tanggal yang berbeda untuk
tujuan administrative ditempatkan pada satu file atau perawatan Arsip-arsip
seperti yang diperintahkan Undang-Undang ini
Bab II
Badan Kearsipan Nasional
Pendirian Institusi
4.
(1) Badan Kearsipan Nasional untuk selanjutnya
disebut sebagai institusi
(2) Institusi bertanggung jawab
kepada menteri yang didukung oleh Dewan Kearsipan nasional (untuk selanjutnya
disebut sebagai dewan penasehat)
(3)
Institusi memiliki kekuatan hukum
Fungsi Institusi
5. (1) Institusi memiliki kontribusi terhadap
efisiensi, efektivitas dan ekonomi pemerintah dengan cara :
(a) Memastikan kantor public mengikuti praktek
record keeping yang baik
(b) Membangun dan mengembangkan prosedur yang
digunakan untuk mengendalikan dan secara teratur memusnahkan Arsip-arsip
inaktif yang tidak bernilai guna lagi
(c) Memberikan saran dan rekomendasi tentang
praktek terbaik dan standar baku
dalam record keeping pada pelayanan publik
Komentar
Badan
Kearsipan Nasional : Undang-Undang menciptakan organisasi baru
dalam sebuah pemerintahan dengan tanggung jawab untuk memastikan, mengendalikan
dan bertanggung jawab pada penyelenggaraan kearsipan di sector public dan
menggambarkan fungsi organisasi tersebut.
Dalam model Undang-Undang ini, judul netral
yang digunakan “Badan Kearsipan Nasional”, namun pemerintah daerah dapat
menggantinya dengan rancangan lain (seperti : badan administrasi, departemen,
lembaga Negara, dll)
(d) mengembangkan dan melaksanakan prosedur
transfer Arsip public ke Arsip Nasional untuk kemudian dipreservasi
(2) Institusi merawat dan memberikan akses
terhadap Arsip public sebagai bahan konsultasi dan berada dalam pengawasan
kepala Dewan Penasehat Kearsipan Nasiional
6.
(1)
Anggota dewan kearsipan nasional ialah :
(a) Ketua yang ditunjuk oleh menteri
(b) Direktur
(c) Satu anggota dari menteri yang bertanggung
jawab pada pelayanan sipil
(d) Satu anggota dari menteri yang bertanggung
jawab pada keuangan
(e) Satu anggota dari menteri yang bertanggung
jawab pada perundang-undangan
(f) Tidak lebih dari lima orang anggota yang ditunjuk oleh menteri
yang telah memiliki pengalaman dan keahlian dalam record management atau
penelitian kearsipan atau kualifikasi
lain yang memungkinkan mereka memberikan kontribusi yang berguna bagi
kinerja dean
(2) Ketua dan anggota yang
terpilih harus mengabdi selama 3 tahun dan dapat dipilih kembali untuk periode
satu tahun kedepan
(3) Dewan penasehat bertanggung jawab untuk :
(a) Memberikan saran kepada menteri
berkenaan tentang manajemen Arsip public
(b) Memberikan
saran dan mendukung kepala Arsip Nasional
(c) Melaksanakan
hal-hal lain yang diatur dalam Undang-Undang ini
(4) Anggota dewan penasehat
dapat berkumpul kapanpun apabila dianggap penting, tetapi tidak kurang dari …….
Dalam setahun
(5) Anggota dewan penasehat digaji berdasarkan
keputusan menteri
(6) Sekretaris dewan penasehat berasal dari
institusi
Direktur
(1) Direktur Arisp Nasional (selanjutnya disebut
sebagai direktur) dan berkantor di kantor sipil
(2) Direktur bertanggung jawab untuk :
(a) Mengimplementasikan kebijakan umum yang dibuat
oleh menteri
(b) Manajemen harian institusi
Bab III
Kewajiban kepala kantor pemerintah untuk arsip
8.
Kepala
kantor pemerintah bertanggung jawab untuk menciptakan dan menyimpan dokumentasi
yang sesuai dengan fungsi dan aktivitas organisasi yang dipimpinnya dengan cara
mengembangkan praktek record keeping yang baik termasuk
(a)
Menciptakan
dan mengelola Arsip dinamis dengan cara filing system yang baik
(b)
Membuat
draft retensi bersama-sama dengan direktur dan jadwal pemusnahan Arsip public
(c)
Mengimplementasikan
retensi dan jadawal pemusnahan yang dimuat pada pasal 9 (d) dan (e)
undang-undang ini
Komentar
Arsip
Rahasia : Undang-Undang ini
memberikan wewenang pada direktur dan jajarannya untuk menjalankan tugas
mengelola arsip rahasia. Arsip rahasia harus disimpan di Arsip Nasional dan
ketentuannya diatur dalam Undang-Undang.
Record
Class : Sebagai bagian dari
program restrukturisasi Arsip statis dan dinamis, kelompok-kelompok Arsip dan
staf kearsipan di kantor pemeirntah dan arsiparis di Arsip Nasional dapat
terbentuk berdasarkan skema pelayanan umum
Tanggung jawab untuk Arsip public :
Undang-Undang ini
mengatur tanggung jawab masing-masing kepala kantor pemerintah dan direktur
Arsip nasional untuk manajemen arisp public pada alur life cycle Arsip. Contoh
: Arsip dinamis diciptakan dan disimpan di kantor pemerintah dan Arsip semi
inaktif, secara normal harus ditransfer ke record center dibawah pengawasan
direktur.
(d) melakukan transfer semi Arsip inaktif ke dalam
pengawasan direktur, untuk Arsip yang diklarifikasikan berhubungan dengan
(i) keamanan nasional
(ii) perawatan sarana public
(iii) pajak, atau
(iv) perlindungan privacy personal
9.
Kepala
kantor pemerintah bertanggung jawab terhadap kerjasama dengan direktur untuk
mengelola Arsip semi inaktif dan untuk :
(a) merawat semua Arsip semi inaktif seperti yang
tercantum pada pasal 11 (bb) Undang-Undang ini
(b) memberikan akses pada pihak ketiga, selain staf
institusi dan kantor pemerintah pencipta
(c) merawat Arsip semi inaktif yang perpindahannya
diatur pada pasal 8 (d) Undang-Undang ini
Komentar
Arsip dinamis : secara utuh kepala kantor pemerintah
bertanggung jawab pada Arsip dinamis dan pengembangan praktek record keeping
yang baik. Aktivitas ini melibatkan proses penciptaan dan manajemen Arsip
dinamis yang sesuai dengan system filling dan register yang baik; pembuatan
draft dan implementasi jadwal pemusnahan; dan transfer Arsip semi inaktif kedalam
record center (mengacu pada mekanisme kewenangan formal dari penangguhan
transfer Arsip yang sangat sensitive sambil memastikan bahwa Arsip tersebut
disimpan dalam kondisi yang baik). Undang-Undang ini diperlukan untuk membantu
para kepala kantor pemerintah dalam menyelanggarakan kearsipan.
(d) pelaksanaan jadwal retensi dan pemusnahan Arsip
inaktif yang proses transfernya diatur pada pasal 8(d) Undang-Undang ini dan
pelaksanaan transfer Arsip yang bernilai guna untuk kemudian berada di bawah
pengawasan direktur atau tempat penyimpanan lain yang diatur pada pasal 14
Undang-Undang ini yang berumur tidak lebih dari 20 tahun sejak diciptakan,
kecuali untuk Arsip yang diatur pada pasal 29 Undang-Undang ini.
Kewajiban Direktur untuk Arsip dinamis dan statis
10.
Direktur
bertanggung jawab untuk mengawasi praktek record keeping yang dijalankan oleh
kantor public untuk :
(a) memberikan bantuan professional, peralatan dan
petunjuk manajemen system filling dan register
(b) mengembangkan dan memastikan terpenuhinya
standar manajemen Arsip public
(c) Menyusun program training bagi staf kearsipan
pada kantor pemerintah
(d) Membuat jadwal retensi dan pemusnahan arisp
yang akan dikeluarkan oleh menteri
(e) Membuat kesepakatan dengan kepala kantor
pemerintah untuk membuat jadwal retensi dan pemusnahan
Komentar
Jadawal Retensi dan pemusnahan Arsip :
Mekanisme
untuk membuat jadawal retensi dan pemusnahan harus melakukan konsultasi dengan
para kepala kantor pemerintah dan pejabat senior pemerintah lain yang memiliki
kualifikasi untuk memberikan rekomendasi tentang administrative, keuangan dan
hokum dari Arsip. Jadwal harus dibuat untuk mengelompokkan tingkatan nilai guna
Arsip. Normalnya, tugas mengeluarkan jadwal tersebut adalah menteri. Prosedur
yang dijalankan jangan terlalu kaku dan birokratis sehingga pada saat pembuatan
jadwal hal ini akan menghambat terselesaikannya jadwal.
Arsip Inaktif
Secara primer tanggung jawab terhadap public
record berada pada direktur ketika Arsip telah berubah menjadi inaktif dan
direktur mengawasi Arsip tersebut sampai pada pemusnahan yang dilakukan di
record center (Bab II). Secara umum, direktur mengimpelementasikan jadwal
retensi dan pemusnahan Arsip di record center; melakukan akuisisi dan
memusnahkan Arsip yang tercantum dalam jadwal retensi Arsip; dan melakukan
transfer Arsip bernilai guna permanent pada Arsip nasional atau tempat
penyimpanan lain untuk waktu tidak lebih dari 20 tahun sejak diciptakan.
Kepala
kantor pemerintah dapat melanjutkan tanggung jawab melakukan kerja sama dengan
direktur dalam hal manajemen Arsip inaktif (pasal 9) da memberikan akses pada
pihak ketiga di record center; menyimpan Arsip inaktif sesuai dengan kondisi
yang diatur oleh direktur di record center : mengimplementasikan jadwal retensi
dan pemusnahan Arsip inaktif yang tidak memiliki nilai guna lagi.
(f) Memastikan jadwal retensi dan pemusnahana Arsip
dilaksanakan
(g) Memiliki wewenang untuk memusnahan Arsip public
yang tidak tercantum dalam jadwal retensi
11.
Direktur
bertugas memelihara Arsip inaktif yang dicantumkan dalam retensi dan secara
khusus :
(a) Menyimpan Arsip yang berada di record center
dan menyediakan :
(i) Akomodasi penyimpanan yang aman dan terpisah
untuk perawatan arsip inaktif yang diklasifikasikan rahasia atau tertutup
(ii) Fasilitas konsultasi untuk arsip inaktif
yang secara penuh diawasi
(b) Mengembalikan sementara Arsip inaktif dari
pengawasan direktur kepada kantor pemerintah yang menciptakan arsip tersebut
(c) Mengimplementasikan retensi dan jadwal retensi
dan pemusnahan arsip inaktif yang berada dalam pengawasannya
(d) Melakukan akuisisi dan memusnahkan arsip
inaktif yang berada dalam pengawasannya dan tidak tercantum dalam jadwal
retensi dan pemusnahan
(e) Merencanakan transfer arsip yang bernilai guna
permanen ke tempat penyimpanan lain yang ditunjuk oleh pasal 14 untuk arsip
inaktif yang berumur tidak lebih dari 20 tahun sejak diciptakan
(f) Mengawasi dan memberikan saran kepada menteri
mengenai kesesuaian premis yang sesuai bagi arsip yang telah ditansfer seperti
yang diatur pada bab 8 (d)
12. Direktur bertangggung jawab untuk preservasi
semua arsip publik yang bernilai guna permanen dan :
(a) Kepala Arsip Nasional bertanggung jawab untuk
memimpin
(b) Menyediakan tempat penyimpanan arsip statis
(c) Mengelola akses jalan masuk terhadap arsip
statis sehingga mudah untuk merawat arsip.
(d) Memastikan segala fasilitas terbaik yang
digunakan untuk merawat arsip.
(e) Memastikan bahwa lembaga pencipta arsip
memiliki fasilitas untuk mengawasi dan menggunakan duplikat arsip mereka yang
tersimpan di Arsip Nasional maupun tempat penyimpanan lainnya.
Komentar :
Arsip
Statis : Direktur bertanggung jawab untuk merawat dan memberikan akses
untuk semua arsip publik yang bernilai guna permanen (“Arsip Statis”)
(2)
Direktur
dapat melakukan apapun yang dianggap penting dalam hal pelaksanaan kegiatan
untuk Arsip Nasional dan tempat penyimpanan lain yang berada di bawah
kendalinya, yaitu :
(a) Mempersiapkan pameran, dan menjualnya atau
publikasi lain yang berhubungan dengan arsip.
(b) Membuat peraturan bagi semua pihak yang
menggunakan arsip di Arsip Nasional maupun fungsi penyimpanan lainnya
(c) Mengelola pameran dan meminjamkan arsip untuk
digunakan dalam pameran
(d) Melakukan pemusnahan arsip yang dianggap tidak
memiliki nilai guna permanen berdasarkan kesepakatan bersama dengan kepela
pemerintah sesuai dengan rekomendasi dewan penasehat
(e) Menerima arsip milik peseorangan untuk dirawat
dan menyimpannya dalam tempat terpisah
(f) Mengadakan kerjasama dengan institusi lain
untuk manajemen konservasi dan restorasi arsip, refrografis atau fasilitas
teknis lainnya
TANGGUNG JAWAB UNTUK ARSIP PEMERINTAH DAERAH
13. (1) Direktur mengembangkan jaringan kantor
cabang institusi yang masing-masing kantor melayani satu atau lebih daerah.
Kepala kantor cabang institusi harus bertanggung jawab pada direktur dalam
melakukan implementasi kebijakan umum menteri
(2) Berdasarkan tempat dimana arsip dinamis
diciptakan, diterima dan disimpan, maka tanggung jawab perawatan dan pengawasan
arsip berada di bawah kendali kepala kantor cabang institusi
(3) Record center dan tempat penyimpanan arsip
statis yang didirikan di daerah yang berada di bawah kendali Direktur Arsip
Nasional berada di bawah pengawasan kepala kantor cabang institusi
(4) Jika tidak ada lagi tempat penyimpanan arsip
statis di suatu daerah, maka direktur menginstruksikan untuk melakukan transfer
arsip ke Arsip Nasional atau tempat penyimpanan lain yang berada di bawah
pengawasannya sambil menunggu tempat penyimpanan di daerah tersebut dibangun
Bab IV
Akses Arsip Publik
Peraturan 30 Tahun
15.
(1) Setiap
arsip rahasia yang telah berumur 30 tahun sejak diciptakan, dapat diakses oleh
publik, kecuali untuk arsip rahasia periode kurang dari 30 tahun harus
diputuskan oleh menteri atau kepala kantor pemerintah pencipta
Peraturan 30 tahun :
Peraturan 30 tahun bagi arsip publik dan statis untuk diakses oleh
publik didasarkan pada norma informal internasional, dan tidak ada alasan untuk
dikurangi periodenya jika dianggap hal ini tidak akan bertentangan dengan
apapun
Untuk berapapun periode akses arsip, harus dibuat peraturan jika ingin
memperpanjang atau memperpendek periode akses arsip.
(2) Ketika masa waktu 30 tahun hampir selesai untuk
arsip yang dijelaskan pada ayat (1), setiap arsip statis rahasia harus ditelaah
oleh pihak-pihak yang kompeten dan berwenang untuk diputuskan apakah arsip
tersebut dapat diakses atau tetap rahasia
(3) Untuk periode lebih dari 30 tahun, arsip yang
harus tetap bersifat rahasia ialah arsip yang berhubungan dengan :
- Keamanan Nasional - Pajak
- Sarana publik - Perlindungan privasi kehidupan seseorang
Bab VI
Pelanggaran dan Sanksi
Pemindahan atau Pemusnahan atau Perusakan Arsip Tanpa Izin
21. (1) Setiap orang yang memindahkan
arsip publik dari kantor pemeirntah tanpa izin atau menghancurkan arsip pubklik
kecuali yang diatur dalam pasal 8 sampai 12 Undang-Undang ini atau merusak
arsip publik yang berada di kantor pemerintah, record center, Arsip Nasional
atau tempat penyimpanan lain yang berada di bawah pengawasan direktur diancam
hukuman penjara atau denda sebesar ………….
22. Setiap orang yang tanpa
alasan jelas menyebabkan tertolaknya akses arsip publik bagi staf yang berada
di bawah direktur dituntut dan didenda sebesar ……….. atau penjara maksimal 6
bulan atau keduanya
Pengiriman illegal dokumen rahasia
23. Setiap orang yang
mengirimkan dokumen rahasia secara illegal ke luar negeri dituntut penjara
selama ……… atau denda sebesar atau kedua-duanya.
Bab VII
KETENTUAN UMUM
Validitas Hukum
24. (1) Validitas hukum setiap
arsip publik tidak berpengaruh oleh perubahan undang-undang ini
(2) Duplikasi atau isi arsip
publik yang dikelola oleh direktur dianggap sebagai dokumen sah dan dapat
digunakan sebagai bahan bukti
Copyright
25. (1) Dalam hal penyediaan
bahan untuk penyidikan atau penggunaan duplikat arsip publik yang berada di
bawah wewenang direktur. Direktur tidak dapat menggunakan duplikat arsip milik
perseorangan
(2) Ketentuan duplikat arsip
publik yang dibuat oleh direktur tidak melibatkan transfer setiap copyright
(3) Publikasi copy faxmile,
transkip verbatim atau literatur terjemahan arsip publik yang berada di bawah
pengawasan direktur dilarang kecuali dengan izin direktur dan dilakukan
pembayaran atas penggunaannya atau seperti yang diatur pada bab 18
undang-undang ini
Bab VIII
Ketentuan Lain
26. (1) Kantor pemerintah harus
menyerahkan dua buah copy setiap publikasi yang dikeluarkan
(2) Tidak ada yang dapat
membatalkan hak-hak direktur untuk menerima arsip yang diatur dalam pasal ini
Arsip Swasta / perorangan
27. (1) Semua arsip milik swasta
berhubungan dengan kepentingan nasional, dianggap sebagai arsip publik dan
tunduk dengan ketentuan yang ada dalam undang-undang ini
(2) Pemerintah, setelah
berkonsultasi dengan menteri keuangan akan membayar penuh dan adil atas
kompensasi arsip milik swasta yang diputuskan sebagai arsip publik
(3) Besaran nilai kompensasi
yang akan dibayarkan ditentukan berdasarkan konsultasi dengan menteri keuangan
dan pihak yang memiliki arsip tersebut
(4) Kompensasi wajib dibayarkan
diluar consolidated fund
Pengiriman Dokumen Sejarah ke
Luar Negeri
28. (1) Pengiriman arsip ke luar negeri adalah tindakan terlarang
(2) Pengiriman arsip perseorangan yang berhubungan
dengan nilai sejarah merupakan perbuatan melanggar hukum kecuali jika
pengiriman tersebut disertai surat
lisensi dari menteri dan rekomendasi direktur
(3) Surat lisensi seperti yang disebutkan
pada ayat (2) harus menggambarkan spesifikasi tiap-tiap dokumen yang dimaksud
oleh surat
lisensi ini dan berisi kondisi sama seperti yang digambarkan oleh menteri
(4) Untuk tujuan pasal ini, direktur harus
membuat daftar arsip perorangan
29. Semua peraturan yang berada
di bawah undang-undang ini dikeluarkan oleh menteri, dibawahi oleh direktur dan
berdasarkan rekomendasi dewan penasehat
Ketentuan Perlaihan untuk Arsip yang tersimpan Arsip Nasional
30. Arsip dan materi lain yang
dikelola oleh direktur Arsip Nasional pada waktu sebelum berlakunya
undang-undang ini, ditransfer ke direktur institusi
Penggunaan Tranfer
31. Direktur dapat menangguhkan
penerimaan transfer jika akomodasi yang digunakan untuk transfer tidak memadai
atau tidak memungkinkan untuk dilakukan transfer
Pencabutan dan Amandemen
32. (1) Undang-undang
kearsipan nasional tahun …. dan setiap peraturan ddan keputusan yang dibuat
berdasarkan undang-undang ini tidak berlaku lagi
(2) Semua referensi undang-undang dan
peraturan lain yang mengacu pada arsip nasional dan disesuaikan dengan
institusi
JADWAL
(Bagian
2)
Berikut
ini adalah yang termasuk arsip publik :
1.
Arsip
dinamis dan statis dari organisasi yang diciptakan, diterima dan disimpan di :
(a)
Kantor
presiden dan kabinet
(b)
Kementerian,
departemen, komisi, komite, kantor atau badan lain di bawah pemerintah atau
menteri atau kantor lain
(c)
Kantor
perwakilan pemerintah apapun di luar negara atau setiap orang yang bertugas
pada kantor perwakilan tersebut
(d)
Di dalam
UNH atau formasi apapun di tubuh kepolisian, tentara
(e)
Parlemen
atau komisi pemilihan atau komite
(f)
Pengadilan
negeri, pengadilan tinggi dan pengadilan lainnya
(g)
Pemerintahan
daerah, distrik, dan lainnya
(h)
Institusi,
badan atau individu pengganti dari lembaga yang dimaksud pada ayat (a) – (g) di
atas
(i)
Badan lain
atau individu yang dtunjuk oleh menteri berdasarkan peraturan yang diamanatkan
dari pasal 29 undang-undang ini
2.
Arsip yang
diciptakan, diterima dan disimpan oleh setiap perusahaan publik atau organisasi
para-statal
3.
Semua
arsip publik yang dimaksud dalam undang-undang kearsipan tahun …. Yang berada
dalam pengawasan arsip nasional, termasuk pada kantor cabang wilayah, pada saat
sebelum berlakunya undang-undang ini
4.
Semua
arsip swasta/perorangan
(a)
Yang
berada dalam kewenangan direktur sepertidisebutkan pada pasal 23 undang-undang
ini
(b)
Yang
dimaksud pada pasal 27 undang-undang ini
