arsip elektronik

Arsip Elektronik

Arsip Elektronik merupakan file informasi atau file data yang diciptakan dan disimpan dalam bentuk digital melalui komputer dan aplikasi perangkat lunak. Arsip elektronik berbeda dengan gambar digital karena arsip ini diciptakan sebagai elektronik dokumen dan tidak dikonversikan dari bentuk lain sehingga menjadi gambar digital. Dokumen digital bukan merupakan arsip elektronik. Arsip elektronik merupakan format yang bergantung pada mesin; sehingga arsip elektronik ini dapat diakses dan dibaca hanya dengan bantuan dari prosesor digital.

Meskipun rekaman suara dan video merupakan salah satu bentuk dari arsip elektronik. Arsip elektronik merupakan produk dari aplikasi komputer dan aplikasi perangkat lunak komputer; arsip elektronik tidak termasuk perangkat lunak yang digunakan dalam menciptakan arsip atau proses penyimpanan arsip. Software (perangkat lunak) kompute, seperti halnya hardware (perangkat keras) diperlukan untuk mengoperasikan software, sehingga harus diposisikan sebagai alat bantu kantor atau perlengkapan dan bukan sebagai arsip elektronik.

Aspek Legalitas Arsip Dinamis Elektronik

Informasi arsip elektronik dapat disimpan berdasarkan bentuk optik dan magnetiknya. Format suatu dokumen elektronik tidak mengubah fakta bahwa ini merupakan arsip yang legal dan praktis, namun bentuk elektronik dan ketergantungannya terhadap mesin dalam proses penciptaan dapat mengubah cara arsip ini disimpan dan dikelola.

Oregon Law secara jelas memasukkan semua format informasi elektronik dan format arsip sebagai arsip publik. Oregon Revised Statues (ORS) 192.005 mendefinisikan arsip publik sebagai “…..suatu dokumen, buku, kertas, foto, file, rekaman suara, mesin pembaca arsip elektronik atau benda lain…..tanpa memperhatikan bentuk fisik atau karakteristik, yang dibuat, diterima, disimpan atau direkam sesuai dengan ketentuan-ketentuan hukum yang berlaku atau yang berhubungan dengan transaksi bisnis publik….” Pandangan terhadap arsip elektronik ini terbatas pada setiap informasi yang diciptakan dan direkam dalam komputer oleh karyawan publik tanpa memperhatikan kerahasiaan atau batasan hukum terhadap keterbukaan publik.

Arsip elektronik yang termasuk dalam Oregon Public Records law; akses dan keterbukaan informasi yang berada didalamnya yang dibuat di bawah seting aturan yang sama yang meliputi bahan dasar kertas untuk arsip publik.

Format

Format Arsip elektronik – Arsip Elektronik atau file memiliki banyak bentuk dan format yang berbeda-beda. Garis yang membedakan bentuk-bentuk arsip elektronik saat ini semakin tak jelas. Munculnya beraneka ragam aplikasi software telah meningkatkan kapasitas untuk mengkombinasikan grafik, teks, dan suara ke dalam arsip tunggal. Sistem jaringan memudahkan para ahli untuk bekerja dengan dokumen tunggal. Ketika software menjadi sangat canggih, arsip elektronik dapat mengasumsikan bentuk-bentuk yang berbeda tergantung pada software yang digunakan untuk mengaksesnya. Walaupun begitu, terdapat beberapa perbedaan bentuk arsip elektronik yang dapat diidentifikasikan dan dipahami secara lebih mudah.

Format Teks – meskipun teks telah digunakan secara tradisional untuk mempersiapkan arsip hard copy melalui penggunaan software word processing dan desktop publishing software, teks dokumen saat ini seringkali diciptakan hanya untuk digunakan pada mesin pembaca. Walaubagaimanapun, mayoritas utama arsip elektronik tekstual terus hadir dalam bentuk draf dan copi koresponden, memoranda, laporan, dan publikasi yang didistribusikan dalam bentuk hard copy. Selain melalui software waord processing dan desktop publishing, terdapat banyak bentuk software lain (termasuk program spreadsheet dan database management) yang dapat digunakan untuk menciptakan teks dokumen.

Format Database -  Database terdiri dari elemen data yang diatur dan disimpan sehingga elemen-elemen tersebut dapat dimanipulasikan atau diekstraksi untuk melayani aplikasi yang berbeda-beda. Namun, database secara keseluruhan dikelola secara elektronik dan tidak bergantung pada aplikasi tertentu. Database berisi sejumlah besar informasi yang disusun dalam field data yang berisi teks, angka, grafik, atau elemen karakter campuran. Suatu database dapat berbentuk lima bidang 100 daftar mailing list dalam sebuah mikrokomputer atau 100 bidang, 1.000.000 sistem multi user mailing list yang digunakan oleh badan pemerintah.

Database diciptakan dan diakses secara komersial melalui system database manajemen (DBMS). Laporan yang berdasarkan pada informasi database biasanya diprint-out, sedangkan databasenya tetap dalam bentuk elektronik dan jarang diprint-out secara keseluruhan.

Format surat-menyurat elektronik – Surat menyurat elektronik (E-Mail) terdiri dari memo, surat, catatan, laporan, atau komunikasi antara individu atau kelompok yang disimpan/atau dikirimkan dalam format yang menggunakan peralatan elektronik. Email mungkin bentuk yang paling umum dari format arsip elektronik yang dapat ditemukan pada hampir semua kantor dan kampus. Email dirancang untuk mengotomatiskan komunikasi perkantoran.

Format Voice Mail -  Voice mail terdiri dari  pesan yang disimpan dalam sistem komputerisasi untuk pesan pada telepon. Voice mail memungkinkan penerima mendengar dan merespon pesan pada telepon pada waktu sesudahnya.

Format Elektronik Publikasi -  server publik ekses memberikan akses menuju file elektronik kepada setiap orang di seluruh dunia yang memiliki sistem dan konektivitas yang serupa. Server informasi publik merupakan alat untuk mendistribusikan informasi secara elektronik dan menyediakan informasi tersebut ke dalam bentuk publikasi elektronik. Server informasi publik biasanya terdiri dari software yang menhubungkan jaringan personal komputer kepada  server central file yang berlokasi di dunia bagian lain.

Format Grafik -  ialah paket komersial yang berisi aplikasi grafik memungkinkan pengguna untuk menciptakan grafik mulai dari bentuk dan tabel sederhana sampai dengan gambar yangb sangat kompleks. Scanner digital dan hardware video konversi memungkinkan adanya konversi langsung terhadap gambaran visual diubah menjadi format digital untuk manipulasi elektronik dan penyimpanan.

Pentunjuk Arsip Elektronik dan Retensi

File Teks dan Data -  arsip elektronik berarti merupakan dokumen yang secara umum dibuat melalui word processing atau aplikasi database. Jika anda membuat print-out dokumen dan menyimpannya dalam bentuk hard copy, maka bentuk copy elektroniknya dapat dihapus secara langsung. Jika anda hanya menyimpan dokumen dalam bentuk elektronik saja, maka arsip tersebut harus disimpan dalam periode waktu yang spesifik dalam University Records retention and Disposition Schedule.

Surat Elektronik– seseorang yang mengirimkan pesan Email, bertanggung jawab terhadap retensi dari pesan tersebut . pesan yang diterima oleh seseorang atau kantor dalam sistem Email dapat dihapus ketika pesan tersebut tidak lagi memiliki nilai administratif.

Komunikasi Email memungkinkan kita untuk menggunakan periode retensi dalam University Records retention and Disposition Schedule jika jumlah Email yang diterima sangat banyak.  Untuk keterangan lebih lanjut lihat the State Archives’ Email FAO.

Surat berisi suara (Voice mail)– direkomendasikan untuk pesan-pesan subtantif yang dapat disimpan secara otomatis dalam jangka waktu 10 hari dan kemudian setelah itu secara otomatis dihapus oleh sistem. Jika pesan yang disimpan berhubungan dengan hal-hal administratif, fiskal, legalitas, atau nilai sejarah, maka direkomendasikan untuk meringkas pesan atau disimpan ke dalam file arsip spesifik yang terpisah.

Server Informasi Publik – file yang berlokasi pada server informasi publik diposisikan sebagai publikasi. Publikasi elektronik harus diprint-out dan disimpan dalam bentuk hard copy segera setelah dipublikasikan.

Arsip Fiskal –ketika arsip transaksi keuangan diciptakan atau dibuat dalam bentuk elektronik, seperti jurnal, buku besar, neraca keseimbangan, saldo, dan lain-lain, maka semua arsip tersebut harus disimpan dalam bentuk elektronik sampai diaudit. Setelah melalui proses audit, maka badan audit yang akan memutuskan arsip tersebut disimpan.

Rekomendasi Pengelolaan Arsip elektronik

Sistem Arsip Elektronik Aktif – system arsip elektronik yang secara terus menerus digunakan dan memiliki nilai guna aktif harus secara aktif dirawat oleh unit pencipta. Perawatan system ini mecakup perawatan rutin system backup dan periode atau penjadwalan melakukan copy kembali data dari media asal.

Perawatan system elektronik yang terus menerus dapat dilakukan dengan melakukan migrasi data ke system baru yang dapat memudahkan system hardware dan software terbaru untuk membacanya. Sedangkan untuk perawatan yang lebih hati-hati lagi dapat dilakukan dengan membuat rencana jangka panjang tentang system dan migrasi data terhadap system arsip elektronik. Tindakan ini biasanya dilakukan oleh arsiparis di universitas.

Perencanaan tersebut berisi tentang spesifikasi jadwal back up data dan menduplikasinya ke dalam system arsip elektronik terbaru. Proses duplikasi ini berguna untuk melanjutkan fungsi system terbaru sehingga dapat diakses dan dibaca.

Rekomendasi Back up – Untuk melindungi data dari bencana, terhapus secara tidak sengaja atau system tidak berfungsi dengan baik, prosedur back up harus diterapkan bagi setiap kantor atau kampus. Proses  back up  data harus dilaksanakan secara periodik oleh setiap pegawai akibat dari perubahan data dan volume arsip yang terus bertambah yang berubah secara periodik. Beberapa kantor melakukan back up setiap hari untuk melindungi arsip vital; ada juga yang melakukan back up setiap seminggu atau satu bulan sekali.

Standar prosedur “tiga generasi” harus dilakukan oleh semua unit. Prosedur tiga generasi ini meliputi tape back up atau disket edisi paling lama sampai dengan edisi terbaru. Back up in harus disimpan dalam gedung terpisah dari system arsip elektronik.

Pemusnahan Arsip elektronik rahasia – metode khusus untuk memusnahkan arsip kertas dibahas dalam Bab 3. hal yang harus diingat bahwa arsip elektronik yang berisi informasi rahasia dan penting harus dimusnahkan dengan sangat hati-hati.

Ketika data arsip atau media eletronik removable seperti disket dan CD-ROM yang berisi informasi dan data rahasia tak lagi dibutuhkan, maka arsip tersebut harus dimusnahkan dan jangan diformat atau di delete untuk kemudian digunakan lagi.

Hal yang sama juga harus dilakukan dengan drive hard disk. Informasi dan data yang tersimpan dalam hard disk harus dipindahkan dan setelah semua data dan informasi tersebut tidak ada lagi dalam hard disk maka sebaiknya drive hard disk tersebut dimusnahkan.

Mengelola arsip elektronik yang bernilai guna jangka panjang – jika system arsip inaktif harus dipelihara untuk periode lebih dari satu tahun, perlakukan khusus harus dilakukan untuk menjaga informasi agar dapat diakses. Perlakukan ini meliputi menjaga stabilitas media magnetic dan aksesibilitas konsiderasi tertentu untuk menjaga kelangsungan arsip elektronik tersebut. Aksesibilitas ini dilakukan dengan cara mengirim arsip untuk disimpan di University Archives untuk proses retensi permanent sehingga harus di print out pada kertas kualitas terbaik. Dan arsip tersebut tidak dapat diakses atau dijadikan bahan referensi selama berada dalam format ini.