TRANSLATE: RECORDS MANAGEMENT: INTEGRATED INFORMATION
SYSTEMS
PATRICIA E. WALLACE, JO ANN LEE, DEXTER R. SCHUBERT
CHAPTER 5: RETENTION AND DISPOSITION OF RECORDS
Apakah itu arsip?
Dokumen
dapat menjadi arsip atau bisa juga non arsip. dalam terminology sederhananya,
arsip adalah semua dokumen yang bernilai guna sehingga wajib disimpan. Arsip
dapat berbentuk gambar, microfilm,peta, table, lukisan, surat-menyurat, foto,
rekaman magnetic, dan lain sebagainya. Pada hampir semua organisasi, mayoritas
arsip yang tercipta berbentuk dokumen kertas.
Karena
program retensi juga berhubungan dengan non arsip, maka penting untuk mengenali
apa itu non arsip. Non arsip adalah dokumen yang dibuat untuk keperluan
organisasi dan kemudia dimusnahkan setelah masa nilai gunanya habis. Non arsip dapat berupa slip pembayaran rutin,
lembaran pembayaran rutin, duplikasi sementara surat menyurat, copy
file-reading korespondensi, duplikasi semua dokumen dari file yang sama,
duplikasi manual dan catatan kecil. Ketika
menyusun jadwal retensi kita harus memahami dengan benar perbedaan vita antara
arsip dengan non arsip. jika non arsip tercampur dengan arsip aslinya, maka
akan dibutuhkan waktu yang sangat lama untuk mengelompokkan arsip dengan non
arsipnya.
Arsip
dinamis terbagi ke dalam dua jenis yaitu arsip aktif dan inaktif. Arsip aktif
merupakan arsip yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari organisasi. arsip
inaktif merupakan arsip yang sudah tidak digunakan lagi untuk kegiatan
sehari-hari organisasi dan harus ditransfer ke ruang penyimpanan arsip inaktif.
Penilaian Arsip
Proses
pertama melakukan pemusnahan adalah penilaian arsip. penilaian arsip adalah
proses menentukan nilai arsip dinamis terhadap organisasi. terdapat dua
kategori dasar penilaian arsip (1) arsip yang memiliki nilai guna permanen bagi
organisasi sehingga harus disimpan dan diselamatkan; dan (2) arsip yang dapat
dimusnahkan, baik secara langsung maupun di masa yang akan datang. Penentuan
kategori arsip berdasarkan fungsi dan kegunaan tersebut di atas, merupakan
tugas seorang penilai arsip.
Nilai Arsip
Ketika
menilai fungsi dan guna arsip, maka semua arsip yang dinilai tersebut harus
dibagi ke dalam 6 sub kategori. Enam sub kategori tersebut adalah:
administrative, bukti, fiscal, informasi, legal dan ilmu pengetahuan. Arsip
Nasional Amerika (NAS) membagi enam sub kategori arsip dinamis ke dalam dua
nilai utama yaitu nilai primer dan nilai sekunder:
Nilai Primer Nilai Sekunder
_______________________________
1.
Administratif 5.Bukti
2.
Legal 6. Informasi
3.
Fiscal
4.
Ilmu Pengetahuan
Arsip dinamis
memiliki nilai administrative jika memiliki peranan penting bagi kinerja
organisasi baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. Yang dikelompokkan
ke dalam kinerja organisasi jangka pendek perintah rutin, sementara untuk
kebijakan, dan peraturan mengikat dikelompokkan ke dalam kinerja organisasi
jangka panjang. Arsip dikategorikan memiliki nilai legal jika berisi tentang
bukti legal, hak dan kewajiban organisasi. dokumen yang memiliki nilai legal
berisi tentang kontrak, sewa menyewa, bukti kepemilikan, putusan hukum dan
opini serta perjanjian. Arsip yang memiliki nilai fiscal biasanya berhubungan
dengan transaksi keuangan yang diakumulasikan dalam bentuk laporan tahunan
fiscal. Arsip bernilai fiscal meliputi dokumen anggaran, voucher, arsip
akuntansi, pernyataan pajak, dan izin. Arsip
yang memiliki nilai ilmiah atau penelitian. Arsip ini berisi tentang kumpulan
data teknis sebagai hasil dari penelitian ilmiah yang telah dilaksanakan. Arsip
ini juga dapat digunakan untuk studi organisasi atau penyidikan hukum.
Arsip Inaktif
atau nilai sekunder merupakan arsip yang memiliki berhubungan dengan
kegunaannya sebagai arsip atau sejarah. NAS mengkategorikan arsip ini sebagai
alat bukti dan informasi. Arsip sebagai alat bukti berhubungan dengan prosedur,
kebijakan dan asal usul organisasi. arsip ini biasanya berupa manual,
petunjuk,struktur organisasi, grafik, direktori, buku pegangan dan artikel
perusahaan. Arsip bernilai guna informasi merupakan arsip yang berisi tentang
informasi yang dibuat oleh organisasi, dimana di dalamnya terdapat data yang
berhubungan dengan orang, tempat, hal tertentu, dan fenomena. Arsip bernilai
guna informasi terdiri dari daftar anggota dewan direktur, dokumen yang
ditandatangani oleh orang yang terkenal, dokumen paten, rancangan gedung, buku
catatan survey lapangan, dokumen paten, peta, atau dokumen yang berhubungan
dengan pemilihan atau informasi tentang bencana seperti kebakaran atau banjir.
Aspek
Hukum Negara, Negara Bagian dan Lokal
Implikasi hukum dari kegiatan retensi arsip juga harus
dipertimbangkan.dalam membuat jadwal retensi kita harus mengacu pada berbagai
dasar hukum yang berhubungan masa penggunaan arsip yang akan di retensikan.
Sebagai contoh, terdapat hampir 900 peraturan yang berhubungan dengan retensi
arsip di Amerika Serikat baik itu arsip bisnis maupun arsip umum. Dengan begitu
banyaknya peraturan yang berhubungan dengan masa simpan arsip, seorang
pengelola arsip harus mengacu kepada peraturan tersebut untuk melihat semua
aspek yang berhubungan sebagai dasar keputusan membuat daftar retensi arsip.
Pelayanan
yang dilakukan oleh Arsip Nasional
Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, Arsip Nasional
Amerika Serikat (NARS) mempublikasikan aturan dan ketentuan masa aktif arsip
seperti terlihat pada table 5.1.
|
Kode
peraturan federal ini selalu diperbaharui oleh Badan Pendaftaran Federal.
Setiap bulan Januari kode diperbaiki dan disempurnakan.
Publikasi Daftar Retensi Arsip
Selain
kode peraturan federal, terdapat pula buku publikasi daftar retensi arsip yaiu
ENSIKLOPEDIA RETENSI ARSIP, yang berisi tentang periode waktu untuk arsip
secara spesifik berdasarkan penggunaan, penelitian, historis, audit, pajak dan
persyaratan hukum untuk sekitar 4000 arsip dinamis. Table 5.2. merupakan
penggambaran isi dari ensiklopedia yang dibuat oleh Clark. Dalam ilustrasinya,
ensiklopedia ini mengatur persyaratan waktu retensi untuk arsip akuntansi,
financial, dan pajak.
Tabel
5.2. Jadwal Retensi Arsip
|
RC PREFIX
20
|
KLASIFIKASI FUNGSIONAL
Akuntansi, Keuangan, Asuransi dan Pajak
|
Tgl dikeluarkan
|
Hlm
20-1
|
||
|
Kode No Arsip
|
Judul atau deskripsi arsip
|
Arsip
vital
|
Mikro
Film
|
Periode
Retensi
|
|
|
tahun
|
kode
|
||||
|
20-1
20-2
20-3
20-4
|
Nota akuntan dan buku keuangan kecuali yang berhubungan dengan
struktur
Buku kas-kode, tanggal, nama dan lokasi pengirim,
pembaruan setiap setahun sekali, pembaruan setiap dua tahun sekali, pajak
penjualan dan perangko, jumlah tagihan, tanggal dibayarkan, nomor voucer.
Pernyataan keuangan yang menunjukkan posisi klien
Kertas kerja Akuntansi-arsip harian departemen
barang bukti
|
X
|
X
X
|
3
6
6
6
|
06
04
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar