Pengolahan dan Deskripsi Arsip Statis (terjemahan Judith Ellis)

MENERJEMAHKAN BUKU: KEEPING ARCHIVES, SECOND EDITION

EDITOR: JUDITH ELLIS (THE AUSTRALIAN SOCIETY OF ARCHIVISTS Inc)

BAB VIII: PENGOLAHAN DAN DESKRIPSI

OLEH: Paul Brunton dan Tim Robinson

Sebelum arsip dapat digunakan sepenuhnya untuk penelitian, terlebih dahulu arsip diidentifikasi dan dikelompokkan sesuai dengan konteksnya. Bab ini membahas tentang cara bagaimana mengidentifikasi pencipta arsip dan mengelompokkan serangkaian arsip berdasarkan urutan proses pembuatannya. Selain itu juga bab ini membahas berbagai masukan dalam melakukan identifikasi arsip dan juga jika memungkinkan dalam melakukan penyimpanan arsip sesuai dengan susunan original. Bab ini juga menjelaskan tentang serangkaian urutan dari mulai pencipta arsip (aspek struktur awal) dan susunan original, konsep dasar dari pengolahan dan deskripsi arsip dasar.

Pengolahan merupakan proses mengelola fisik arsip sesuai dengan prinsip-prinsip kearsipan dasar dan susunan original yang diterima. Setelah proses ini selesai maka selanjutnya yang dilakukan adalah proses pendokumentasian arsip berdasarkan konteks. Caranya adalah pertama-tama dengan meneliti susunan awal arsip, ini merupakan tahap awal proses pengolahan. Tahap kedua adalah menyusun kembali fisik arsip ke dalam susunan, tahapan ini melibatkan kegiatan penempatan arsip kembali ke dalam kotak penyimpanannya, memberikan label, dan meletakkannya di dalam rak arsip.

Deskripsi merupakan proses perekaman informasi terstandarisasi tentang pengolahan, isi dan format arsip sehingga orang lain dapat dengan mudah membaca deskripsi yang dibuat.

Pengolahan dan deskripsi merupakan aktifitas yang saling berhubungan satu sama lainnya. Proses pendokumentasian berhubungan dengan pengelolaan dan berdasarkan pada prinsip originalitas dan provenance, kegiatan ini merupakan bagian terpenting bagi arsip satis, karena tidak seperti buku, arsip lebih bergantung pada konteksnya. Buku dapat dengan mudah disatukan dalam grup catalog dan dipahami oleh pengguna dengan sendirinya karena buku sudah berisi informasi yang sangat lengkap di dalamnya. Arsip, di lain pihak, merupakan produk organic yang dinamis terus menerus berubah berisi tentang suatu kegiatan pekerjaan ataupun kegiatan sehari-hari yang berkelanjutan, yang hanya dapat dipahami sepenuhnya dengan ilmu mengapa dan bagaimana arsip tersebut diciptakan dan digunakan terus menerus. Ketika kehidupan seseorang ataupun kegiatan bisnis tertentu mengalami perubahan, maka perubahan baru ini akan tercermin dalam setiap arsip yang diciptakan dan memberikan bukti yang sangat berharga bagi para peneliti yang menggunakan arsip tersebut. Setiap koleksi arsip yang diciptakan berbeda dalam hal isi maupun jumlah susunannya. Sebagian dari arsip tersebut masih tersusun dengan menggunakan original order, sementara beberapa koleksi arsip lainnya masih harus disusun secara teliti dalam susunan yang original ataukah dalam susunan baru.

Proses pengolahan melibatkan berbagai rangkaian aktifitas. Pertama-tama, arsiparis melakukan survey untuk keseluruhan koleksi untuk memilah apakah materi arsip tersebut disimpan dengan cara yang dapat diidentifikasi atau tidak. Jika memang tersimpan dengan cara yang dapat diidentifikasi, maka arsiparis akan mencatatnya, dan jika memungkinkan akan menggunakan cara original order untuk menyusun kembali arsip-arsip tersebut.

Dalam proses ini para arsiparis akan sering menemukan berbagai macam penciptaan arsip dan hubungannya satu sama lain, yang jika tidak dapat dijelaskan dengan benar maka akan dapat dengan mudah dilupakan. Para pengguna arsip tidak mungkin dapat memeriksa keseluruhan koleksi arsip untuk menentukan bagaimana dan mengapa arsip diciptakan dan fungsi arsip tersebut terhadap organisasi dan aktifitas individu yang menjadi bagian dari arsip tersebut. Namun, Informasi seperti ini sangat vital dan wajib untuk dipahami.

Menyusun Prioritas Pengolahan dan Deskripsi

Seperti semua fungsi arsip lainnya, pengolahan dan deksripsi membutuhkan perencanaan yang baik dan sesuai dengan kewajiban kearsipan lainnya. Pertanyaan kunci yang harus dijawab dalam menentukan prioritas kegiatan ini yaitu:

-          Koleksi arsip mana yang akan dikerjakan terlebih dahulu?

-          Tingkatan detail apa yang dibutuhkan?

-          Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tiap-tiap koleksi arsip?

Beberapa koleksi arsip membutuhkan prioritas utama dikarenakan tuntutan pengguna sebagai bahan penelitian, sementara koleksi lainnya dapat menunggu untuk dikerjakan karena penggunaan arsip tersebut tidak terlalu tinggi.

Prinsip Pelaksanaan Pengolahan

Proses pengolahan melibatkan proses identifikasi dan pengaturan berbagai macam bagian koleksi arsip menurut prinsip dasar kearsipan yang berlaku. Dua prinsip dasar pengolahan arsip yaitu: prinsip provenance dan original order.

Banyak pihak yang telah mencoba prinsip pengolahan lain, namun semua itu gagal dilakukan. sistem pengolahan arsip di luar kedua prinsip tersebut di atas mayoritas adalah prinsip yang sama dengan yang digunakan untuk mengolah buku-buku di perpustakaan. Secara umum memang pengolahan yang dilakukan serupa namun jika melihat konteks isi yang terkandung di dalam arsip,maka akan sangat berbeda. Kesulitan yang biasanya ditemui dalam pengolahan arsip adalah menentukan kategori dokumen-dokumen yang hanya memiliki satu subjek isi, namun berlainan konteks.

Prinsip Provenance

Terminologi provenance dalam aspek structural mengacu pada tempat asal arsip, yaitu organisasi, kantor atao orang yang menciptakan, menerima, atau mengumpulkan dan menggunakan arsip sebagai bagian dari kegiatan usahanya atau kegiatan sehari-hari (lihat bab I untuk pembahasan Pronvenance).

Materi yang diciptakan dan/atau diterima oleh seorang individu atau organisasi atau kantor dalam organisasi tersebut harus kelompokkan ke dalam satu koleksi dan tidak dapat dicampur baik secara fisik maupun intelektual dengan materi provenance yang berbeda. Berikut ini adalah contoh yang menggambarkan pentingnya melakukan mempelajari prinsip provenance.

Studi Kasus I

Janda David Reid menyerahkan hasil kerja dan penelitian suaminya ke lembaga kearsipan. Di dalam koleksi David Reid itu terdapat surat-surat yang dialamatkan kepada David Reid, seperti surat John Armstrong, seorang guru sejarah local yang terkenal. Surat-surat lain berasal dari para tokoh masyarakat yang berada di lingkungan sekitarnya. Sebelum kematiannya, Reid telah mempersiapkan pendirian Pusat Sejarah di wilayah tempat tinggalnya di mana isinya nanti direncanakan mencakup kumpulan informasi yang telah dikumpulkannya untuk digunakan sebagai pengingat kegiatan perayaan HUT wilayah tersebut. Lembaga Arsip tempat diserahkannya arsip-arsip ini telah menyimpan banyak arsip yang didonasikan oleh John Armstrong dan juga berisi tentang materi bahan yang berhubungan dengan keluarga yang tinggal di distrik yang sama.

Jika arsip Reid dikelompokkan ke dalam kelompok arsip yang sama dengan arsip John Armstrong karena berdasarkan pada kesamaan nama penulis surat-surat dalam arsip Reid tersebut, maka pengelompokkan tersebut bertentangan dengan prinsip provenance. Walaupun semua surat yang dikumpulkan oleh Reid berasal dari banyak orang, akan tetapi surat-surat dan data-data tersebut dikumpulkan dan dikirimkan untuk David Reid. Jika kita memisah-misahkan semua surat dan data hanya berdasarkan pada kesamaan penulisnya, maka sama saja kita menghancurkan bukti hasil kerja Reid dalam mempersiapkan tempat Pusat Perayaan. Informasi yang terkandung dalam setiap surat yang dikirimkan kepada Reid tidak akan hilang tapi rantai penghubung yang menceritakan asal muasal kinerja Reid seperti metode yang digunakan, dan perkembangan yang dicapai oleh Reid dalam meneliti dan membangun Pusat Perayaan tidak dapat muncul.

Studi Kasus 2

Kertas-kertas kerja Desmond Michael diserahkan kepada Arsip Nasional, pada saat diserahkan hanya sedikit orang yang mengetahui kehidupan dan hasil kerja Michael. Bersama kertas-kertas kerjanya, terdapat 1 bundel kumpulan foto gedung-gedung abad ke-19 masehi dengan dekorasi balutan besi. Hanya dalam jangka waktu 1 tahun setelah penyerahan arsip Michael dapat diketahui bahwa Michael tertarik dengan sejarah arsitektural dan meneliti tentang sejarah penemu arsitektur besi. Jika saja foto-foto Michael di biarkan dan disusun hanya berdasarkan pada kesamaan nama-nama gedung yang dimaksud dalam foto tersebut, maka informasi yang didapat hanyalah informasi kondisi gedung tersebut. Sedangkan informasi penting yang melatarbelakangi foto gedung akan hilang sama sekali. Informasi yang mungkin akan hilang jika penyusunan foto tidak berdasarkan pada metode provenance yaitu pertama hasil dan metode penelitian yang digunakan oleh orang yang mengumpulkan foto tersebut akan musnah. Kedua, fakta bahwa dekorasi menggunakan besi yang digunakan pada gedung-gedung masa lampau ditemukan oleh Michael akan hilang. Maka dengan dua alasan yang disebutkan di atas tersebut, foto-foto Michael tersimpan secara bersama-sama sebagaimana kumpulan aslinya sesuai dengan fakta waktu dibuatnya foto-foto tersebut masih tetap tidak diketahui secara jelas.

Prinsip Original Order

Prinsip original order memiliki definisi bahwa setiap arsip harus disimpan berdasarkan susunan aslinya sebagaimana waktu arsip tersebut digunakan sebagai arsip aktif. Prinsip ini harus diikuti, yaitu arsip selayaknya harus disusun sesuai sebagaimana pada saat arsip tersebut digunakan sebagai arsip aktif kecuali jika arsip tersebut tidak memiliki susunan arsip sendiri atau jika arsip tersebut dalam kondisi berantakan dan tidak tersusun dengan layak. 

Susunan original tidak harus rapi, tapi harus dapat dipahami atau jelas sehingga dapat dengan mudah ditelusuri. namun, jika susunan arsip sudah dicampur aduk oleh kertas-kertas lain oleh pemilik arsip itu sendiri, maka susunan arsipnya harus diperbaiki, jika tidak maka makna yang terkandung di dalamnya akan musnah, dan dibutuhkan keahlian khusus untuk dapat memahami arsip jenis ini.

Membuat kembali susunan original biasanya selalu dihubungkan diibaratkan dengan melakukan restorasi sebuah gedung, dimana tujuan dari kegiatan ini adalah untuk merawat semua bukti sampai pada kondisi ketika gedung dibangun, tindakan ini berhubungan dengan perkembangan sejarah gedung bagi pemilik gedung dan pengguna gedung tersebut. Sedangkan untuk penyusunan arsip sesuai original order hal yang harus dilakukan adalah melihat segala macam perubahan yang telah dilakukan pada arsip tersebut yang meilbatkan pemilik arsip dan pengguna arsip kemudian menyusunnya kembali ke dalam susunan sebagaimana aslinya.

Original order pada arsip merupakan sumber bukti aktifitas yang dilakukan oleh sebuah perusahaan atau seseorang. Susunan ini merupakan satu-satunya bukti yang tidak dapat diberikan oleh dokumen itu sendiri dalam menggambarkan rantai aktifitas di dalamnya. Penggambaran secara utuh akan terlihat dalam sekelompok dokumen dan tidak akan terlihat apabila dokumen dalam kelompok tersebut dipisah-pisahkan. Seperti pepatah bahwa bersama-sama akan membawa pengaruh besar jika dibandingkan dengan sendiri. Pemahaman tentang provenance berhubungan dengan original order., dan dalam original order merupakan bagian dari provenance arsipnya. Dengan mengetahui nama organisasi penciptanya, seorang arsiparis harus dapat mengetahui fungsi apa dari organisasi tersebut yang digunakan dan bagaimana fungsi ini menghasilkan arsip, fitur-fitur yang sering muncul dalam susunan arsipnya.

Studi Kasus 3

 Anda baru saja terpilih sebagai seorang arsiparis pertama yang bertugas di sebuah perusahaan kecil yang telah bergerak menjalankan bisnisnya selama 60 tahun. Pekerjaan pertama anda adalah merapihkan tempat penyimpanan di basement dimana di dalamnya tersimpan arsip-arsip korespondensi yang sudah berumur hamper 50 tahun. Pada awalnya para staf menyimpan arsip tersebut dalam sebuah rak terbuka, kemudian seiring semakin bertambahnya jumlah arsip mereka menyimpannya di dalam box, namun kemudian seiring berkembangnya waktu, para staf hanya akan melemparkan arsip-arsip lama ke ruangan tersebut. Keadaan semakin diperparah dengan kondisi box arsip yang sudah rusak sehingga banyak arsip berantakan di lantai.

Survey awal menunjukkan hasil yang tidak terlalu buruk seperti kelihatannya. Meskipun semua file tampak berantakan, tetapi secara individu masih disatukan oleh angka-angka atau symbol-simbol lain yang saling berhubungan satu sama lain. File-file terdahulu disusun berdasarkan subjek, kemudian berkembang menjadi system klasifikasi angka; yaitu angka menunjukkan fungsi dari file tersebut               (tentang kebijakan, personel, hukum, dan sebagainya). Karena penempatan system filling, maka penempatan file kembali ke dalam susunannya semula dapat secara langsung dilakukan, kecuali untuk arsip satu periode. Untuk arsip yang masuk ke dalam system filling terbaru dalam kurun waktu 2 tahun kemudian, terdapat dua rangkaian nomor untuk file lama: system yang lama dan system yang baru. Jika anda menomori kembali file dengan angka yang baru sesuai dengan system lama, maka akan menimbulkan ketidakjelasan dalam system. Mengganti nomor-nomor pengganti yang sudah ada dalam file angka seperti ini untuk disesuaikan ke dalam system yang lama adalah cara yang salah. File-file angka teratas harus tetap tersimpan dengan system baru yang digunakan pada masa itu karena system tersebut mewakili susunan original file itu. Perubahan system yang dibuat oleh pencipta arsip dalam menyimpan arsip-arsipnya tidak akan berpengaruh pada kelanjutan dari arsip tersebut, namun lebih kepada proses mendapatkan dan merawat arsip tersebut yang akan berubah.

 Contoh kasus penting lainnya mengenai original order dapat dilihat dalam album foto keluarga Victoria. Sangat mudah untuk memindahkan gambar dari tiap-tiap halaman dalam foto albumnya, karena biasanya hanya ditaruh tanpa direkatkan ke dalam tiap-tiap bagiannya. Namun,biasanya album foto mempunyai bentuk atau perencanaan letak. Dalam album keluarga, foto disusun berdasarkan tingkatan hirarki keluarga, seperti ayah,ibu, diikuti oleh anak-anak kemudian saudara dan keluarga lainnya. Bahkan jika tidak terdapat informasi tentang foto-foto tersebut, hubungan kekeluargaan dapat terlihat berdasarkan posisi penempatan foto dalam album. Informasi ini akan hilang jika susunan asli tidak disimpan dengan sebaik-baiknya.

PERSIAPAN UNTUK PENGOLAHAN DAN DESKRIPSI

Pada saat tahapan pembuatan jalan masuk, seorang arsiparis akan membuat Angka Tanda Identifikasi terhadap sekelompok arsip yang dikerjakannya. Angka ini berfungsi untuk mengendalikan materi secara intelektual dan fisik sebagai bagian dari proses pengolahan dan deskripsi yang dilaksanakan.

Sebelum memulai untuk membuat jalan masuk arsip, para arsiparis harus menyatukan sumber-sumber materi yang akan digunakan semaksimal mungkin terutama yang berhubungan dengan organisasi, individu atau keluarga yang menciptakan, menerima, atau menggunakan materi arsip. Cara ini akan sangat membantu mereka untuk memahami latar belakang arsip dan memberikan informasi yang berguna ketika mengkompilasikan secara administrative semua catatan dan rekaman sejarah  yang ada. Berikut ini adalah sumber-sumber informasi yang harus di kumpulkan oleh arsiparis adalah:

-          Untuk organisasi: tanggal berdirinya; fungsi pada saat pendirian sampai pada masa sekarang; nama-nama sub unit yang ada di dalamnya dan fungsinya masing-masing; nama-nama para pejabatnya;  dan peristiwa atau perubahan penting yang terjadi dalam tubuh organisasi beserta tanggal kejadiannya.

-          Untuk unit dalam organisasi: judul, alokasi fungsi, aktifitas dan hubungannya dengan organisasi secara keseluruhan.

-          Untuk individu: data tanggal lahir, pernikahan, dan kematian; perubahan alamat; nama atasan dan jenis pekerjaan yang dimiliki; hobi dan aktifitas penting lainnya; hubungannya dengan asosiasi dan kegiatan yang dilaksanakan oleh kantornya, tanggal-tanggal yang berhubungan.

Arsiparis harus memeriksa seluruh aspek yang termuat dalam dua poin di atas untuk menghindari penyusunan kembali yang salah atau saling bertentangan. Pengelompokkan tanggal, subjek masalah, dan kejadian lain yang saling berhubungan harus dilakukan dengan sangat hati-hati dan seksama.

Definisi arsip memang unik; selain itu arsip memiliki materi yang sangat lemah dan biasanya isi dan kandungan arsip tersebut banyak yang memiliki kandungan berbahayabagi keselamatan fisik arsip itu sendiri. Untuk semua alasan ini, para arsiparis harus sangat berhati-hati dalam mengolah dan melakukan desktripsi arsip. Selalu menggunakan tangan yang bersih sebelum memegang arsip, selalu membersihkan area kerja dan berhati-hati dalam menggunakan arsip. Penggunaan alat bantu seperti pengait kertas, clip, atau alat bantu lain untuk membaca arsip layak untuk direkomendasikan.

Selama proses pemeriksaan arsip, anda dapat menemukan berbagai informasi yang sensitive, rahasia atau bahkan yang memalukan sekalipun. Seorang arsiparis memang memiliki hak untuk mengakses arsip-arsip sebagaimana dimaksud, namun hak tersebut tidak lantas membuat arsiparis itu membuka informasi sensitive tersebut kepada orang lain yang tidak bertanggung jawab. Ini merupakan bagian dari etika profesi arsiparis yang menghargai kerahasiaan arsip yang dipercayai untuk diolahnya.

Dalam memeriksa koleksi arsip, seorang arsiparis harus membuat daftar pertanyaan sebagaimana tertulis di bawah ini yang tujuannya adalah untuk menyusun sistematika informasi yang digunakan agar arsip yang dikelolanya tersusun sesuai dengan aslinya. Informasi yang merupakan jawaban atas pertanyaan yang diajukan ini dijabarkan ke dalam bentuk deskripsi final. Berikut ini adalah daftar pertanyaan sebagaimana dimaksud di atas:

-          Siapa yang menciptakan, atau menerima, atau mengkompilasikan dan merawat arsip selama masih berfungsi sebagai arsip aktif? Untuk organisasi, departemen atau unit mana yang menciptakan arsip dan untuk tujuan apa? Untuk individu, untuk kapasitas apa dan untuk tujuan apa seseorang menciptakan arsip? Untuk penerimaan surat, yang terpenting adalah bukan penulis (pencipta) surat tersebut yang terpenting dalam konteks ini akan tetapi adalah penerimanya. Duplikasi surat yang terkirim, yang disimpan oleh penulis untuk arsip-arsip pribadinya, merupakan bagian dari arsip penulis tersebut, bukan menjadi bagian dari orang yang menerima surat asli dari penulisnya.

-          Apakah jenis tipe arsip: diari, buku notulen, catatan kecil, korespondensi, publikasi, fotografi atau potongan berita?

-          Jenis Informasi apa yang terekam di dalamnya?

-          Bagaimana dengan jarak waktu penanggalan pada arsip-arsip yang diciptakan? Tanggal ini merupakan tanggal actual penulisan arsip, bukan tanggal yang disebutkan dalam isi arsip.

-          Bagaimana dengan susunan materinya? Apakah terdiri dari beberapa susunan? Jika ya, apakah standar dasar penyusunannya? Sebagai contoh, apakah secara alfabetis, atau kronologis ataukah disusun dengan berdasarkan pada system yang lain?

-          Khusus untuk jenis volume, apakah keseluruhan volume digunakan untuk tujuan yang sama? Sebagai contoh, jika ini merupakan diari, maka semua isinya digunakan untuk tujuan yang sama yaitu sebagai catatan harian, atau jika tidak apakah sebagian isinya akan merupakan catatan transaksi keuangan atau notulen rapat?

Arsip bukan merupakan buku karena tidak dirancang untuk memberitahukan pembaca atau penggunanya apa yang terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, jangan langsung mempercayai setiap judul atau deskripsi yang menerangkan tentang suatu volume atau bundle kertas-kertas tertentu. Sebagai arsiparis, ia harus meneliti lebih jauh lagi materi isi di dalamnya untuk menentukan apa yang terdapat dalam arsip tersebut. Dengan meneliti secara seksama lebih jauh lagi ke dalam arsip, maka para arsiparis akan menjadi lebih tahu tentang isi materi dan latar belakang dari arsip tersebut. Sehingga hal ini akan memudahkan mereka untuk menyusun kembali arsip-arsip tersebut dan menempatkannnya sesuai dengan urutan aslinya.

Pengolahan

Pertama-tama para arsiparis harus memastikan bahwa materi provenance (asli) yang sama telah diidentifikasi. Cara agar dapat mengidentifikasi provenance arsip adalah dengan mengetahui orang atau kantor yang menciptakan, menerima dan atau menggunakan arsip tersebut. Untuk mengetahuinya, cara yang tepat adalah dengan melihat pada struktur organisasi atau susunan urutan keluarga seorang individu. Dengan demikian, para arsiparis akan mendapatkan informasi yang berguna untuk proses pengolahan dan penyusunan kembali arsip.

Melakukan Identifikasi Seri-seri Arsip

Kegiatan yang dilakukan setelah memastikan materi keaslian arsip, maka adalah mengidentifikasi komponen-komponen seri. Dalam satu seri arsip berisi tentang gabungan catatan yang dikumpulkan secara bersama-sama pada saat arsip masih aktif dan akan membentuk alur yang saling berhubungan satu sama lainnya. Alur yang menghubungan seri arsip ini merupakan bentuk nyata dari system filling (seperti klasifikasi, alfabetis, numerical, kronologikal atau kombinasi di antara hal-hal yang telah disebutkan tadi) atau hubungan seri juga dapat dibentuk dengan mengelompokkan arsip berdasarkan fungsi, isi atau format yang sama. Factor penting yang harus diperhatikan dalam identifikasi seri arsip adalah pengelompokkan arsip selama masa aktifnya. Cara ini dapat diaplikasikan untuk arsip organisasi dan personal.

Perhatian lebih harus dilakukan khusus untuk mengidentifikasi seri arsip yang pada saat permulaan masa aktifnya menjadi tanggung jawab pencipta dan kemudian diturunkan kepada bawahan si pencipta arsip atau orang lain karena adanya perpindahan atau suksesi jabatan. Seri arsip jenis ini harus dimasukkan ke dalam susunan provenance kantor terakhir dan bukan penciptanya, namun harus diingat pada tiap-tiap awal susunan provencance harus dituliskan periode masa pertanggungjawabannya. Sebagai contoh, fungsi pemberian hadiah dan pemberian uang pension untuk para prajurit veteran pertama kali berada di bawah departemen veteran, kemudian fungsi ini kemudian dapat diambil alih oleh Departemen yang mengurusi pegawai pensiunan. Seri arsip yang digunakan dalam proses transaksi ini dapat berupa file klien. Maka dari itu harus diidentifikasi susunan provenance pada masing-masing periode sejarah awalnya.

Berikut ini adalah beberapa contoh seri arsip:

-          Arsip yang disusun berdasarkan system filling. Arsip yang menggunakan system ini dapat berupa arsip korespondensi yang disusun dengan menggunakan system nomor tunggal berurutan, dimana di dalamnya tiap-tiap file dibeda-bedakan oleh nomor yang berisi tentang tahun dan seri nomor yang berurutan; contohnya, file ke-1 tahun 1956 ditulis 56/1. Contoh lain dapat disusun secara alfabetis dengan menuliskan judul dari masing-masing file.

-          Arsip yang dikelompokkan bersama-sama berdasarkan kesamaan fungsi. Hampir semua kelompok arsip ini dikumpulkan bersama-sama karena kesamaan fungsinya, seperti buku kas, semuanya dimasukkan ke dalam kategori yang sama yang disusun dengan menggunakan system filling, bahkan dalam proses penempatannya pun di dalam rak menggunakan susunan kronologis.

-          Arsip yang dikelompokkan bersama-sama berdasarkan kesamaan isi. contoh arsip ini adalah arsip kasus-kasus di pengadilan. Semua arsip tersebut diletakkan dalam kelompok yang sama karena memiliki isi yang sama yaitu mengarah pada suatu subjek yang sama.

-          Arsip yang dikelompokkan bersama-sama berdasarkan format yang sama (seperti arsip foto atau arsi rekaman suara). Harus selalu diingat bahwa untuk arsip jenis ini, bukan bentuk arsip yang menentukan apakah koleksi yang dimaksud mewakili seri arsip tertentu. Bentuk arsip ini walaupun dalam 1 seri bisa berubah. Seri arsip hanya dapat ditentukan berdasarkan bentuk hanya untuk arsip yang memiliki bentuk yang sama yang disimpan secara bersama-sama sebagai hasil dari kreasi, penerimaan atau penggunaannya. Untuk arsip foto, contohnya, arsip foto siswa di sekolah akan memiliki seri yang berbeda jika tujuan dibuatnya foto ini adalah untuk mengabadikan gedung-gedung sekolahnya. Namun foto-foto tersebut akan berada dalam seri yang sama jika tujuan pembuatan foto adalah untuk dokumentasi siswa.

Dalam melakukan identifikasi seri-seri arsip, prinsip-prinsip susunan asli harus diaplikasikan secara benar. Para arsiparis harus menentukan arsip apa yang dikelompokkan bersama-sama selama masa aktifnya untuk membentuk satu seri arsip.

Alat yang efektif untuk mengidentifikasi seri arsip dan susunan asli arsip adalah alat temu balik arsip. Contoh, daftar arsip atau indeks yang menghubungan kepada arsip akan sangat membantu jika seri nomor yang tercantum pada arsip membingungkan. Daftar surat yang diterima, memberikan petunjuk berupa rentang waktu seri arsip di gunakan, susunan surat pada saat diterima, ringkasan isi dan detail bagaimana surat diurutkan dalam susunan angka pada saat penerimaan.

Tidak ada minimal jumlah arsip dalam satu seri, oleh karena itu dalam mengidentifikasi arsip harus diperhatikan dengan benar hubungan arsip dalam satu seri. Jika memang tidak saling berkaitan, walaupun seri arsip tersebut hanya terdapat sedikit arsip yang saling berhubungan, arsiparis tidak dapat memaksakan arsip lain untuk masuk ke dalam seri tersebut.

Seri Arsip Buatan

Jika tidak dapat ditemukan susunan asli arsip, maka perlu dibuat seri arsip buatan. Namun, dalam prosesnya, kita harus benar-benar memastikan terlebih dahulu bahwa terdapat fakta pendukung bahwa materi arsip yang diserahkan oleh pencipta dalam keadaan yang tidak beraturan. Tidak beraturan dalam hal ini bukan berarti tidak tersusun rapi, akan tetapi arsip-arsip ini selama masa aktifnya ditempatkan di tempat-tempat terpisah tanpa adanya hubungan dan tujuan satu sama lainnya.

Keputusan untuk membuat seri arsip buatan ini seringkali terjadi untuk koleksi arsip personal yang biasanya berisi tentang surat menyurat. Susunan arsip seri buatan koleksi arsip seperti ini adalah surat yang diterima dan duplikasi surat yang dikirim dapat dikelompokkan untuk membentuk satu seri. Tiap-tiap seri tersebut kemudian dapat disusun secara kronologis atau alfabetis berdasarkan nama penulis atau penerima surat. Namun, keputusan untuk memilih metode penyusunan mana yang akan digunakan untuk arsip-arsip surat bergantung pada factor penomoran pada surat tersebut. Jika surat-surat yang tersimpan tidak berisi tanggal, atau tidak ada tanggal yang jelas disebutkan dalam surat, maka sebaiknya arsip surat-surat tersebut disusun secara alfabetis.

Untuk arsip-arsip foto yang ditemukan bersama-sama dengan file arsip korespondensi tidak dapat dipisahkan ke dalam seri yang lain. Hal ini dikarenakan fungsi arsip foto tersebut berhubungan dengan seri arsip korespondesi yang berada di dalamnya. Sebagai contoh,  arsip-arsip seorang agen real estate. Dalam arsip tersebut terdapat  foto-foto keluarga sang agen dan juga foto-foto property yang ia tawarkan dalam susunan yang tidak beraturan. Penyusunan kembali arsip seperti ini adalah dengan membuat dua seri arsip. Seri pertama berisi tentang foto-foto keluarga, dan seri kedua berisi tentang foto property yang dijual. Pengelompokkan ini mencerminkan fungsi dari arsip tersebut. Pengelompokkan arsip foto yang berdasarkan fungsi merupakan cara yang paling efektif dalam membuat seri arsip buatan jenis arsip foto, karena fungsi arsip tersebut yang harus dipertahankan dari pada bentuk arsip tersebut.

Deskripsi

Deskripsi didefinisikan sebagai proses penciptaan kontrol intelektual terhadap arsip yang dimiliki melalui persiapan jalan temu. Deskripsi dokumen awal yang digunakan pada hampir semua penyimpanan arsip adalah lembaran seri deskripsi arsip. Tujuan deskripsi ini adalah untuk  merekap deskripsi detail dari karakter, isi dan format dari masing-masing seri dan menghubungkannya ke dalam susunan provenancenya. Contoh nyata dari hal ini dapat dilihat pada table 8.4, 8.5 dan 8.6.

Tabel 8.1. Ceklist Sumber-sumber

Pengaturan sejarah administrative organisasi

Berikut ini adalah petunjuk sumber-sumber yang harus dikonsultasikan untuk latar belakang informasi sebuah organisasi. beberapa di antaranya dapat ditemukan pada perpustakaan melalui pemeriksaan detail terhadap arsip-arsipnya, beberapa lainnya dapat ditemukan dalam arsip-arsip organisasi itu sendiri, biasanya masuk ke dalam kategori arsip kebijakan, administrasi atau sejarah. Organsisasi juga menghasilkan manual prosedur, buku pegangan atau struktur organisasi dimana semua hal tersebut harus dikonsultasikan.

1.       Penciptaan instrumen hukum, seperti sertifikat corporate, Hukum Kerjasama dokumen registrasi perusahaan

2.       Konstitusi, aturan hukum

3.       Laporan rutin, baik yang diterbitkan maupun yang tidak diterbitkan

4.  Arsip-arsip perusahaan yang disimpan oleh berbagai lembaga pemerintah, seperti arsip-arsip perusahaan yang mengalami kebangkrutan dan arsip-arsip perusahaan yang melakukan registrasi ke pemerintah,
5. Sejarah perusahaan baik yang dipublikasikan dan yang tidak dipublikasikan
6. Direktori perusahaan dan atau bisnis yang dipublikasikan
7. Artikel Koran atau jurnal atau pemberitahuan

8.       Interview dengan para staf atau dengan mantan staf

_________________________________________________________________________________

Untuk Catatan Biografi pada arsip Individu dan keluarga

Sama seperti organisasi, arsip individu atau keluarga bukanlah merupakan sumber tunggal dari informasi biografi. Masih terdapat sumber lain yang harus diketahui:

1. Arsip yang disimpan oleh instansi pemerintah yang berwenang seperti arsip kelahiran, kematian, dan catatan pernikahan, wasiat, arsip-arsip likuidasi, arsip imigrasi, arsip tanah, sensus, arsip putaran pemilu dan arsip pemakaman.
2. Arsip organisasi yang berhubungan dengan individu atau keluarga yang dimaksud seperti insitutisi pendidikan, gereja, bank,klub, dan asosiasi atau serikat pekerja.
3. Biografi, autobiografi atau sejarah keluarga, baik yang dipublikasikan maupun yang tidak dipublikasikan dan sejarah umum yang meliputi detail biografi
4. Kamus biografi, baik yang umum maupun spesifik, seperti biografi perdagangan atau profesi.
5. Direktori, buku telepon dan lembaran Negara.
6. Surat kabar dan jurnal; artikel dan surat pemberitahuan
7. Interview dengan individu atau pihak keluarga

_________________________________________________________________________________  

Pengaturan Sejarah, Kegiatan Deskripsi, Catatan Biografi

Dalam membuat tulisan tentang sejarah adminisratif atau catatan biografi, terdapat banyak informasi yang muncul dari arsip-arsip organisasi atau individu yang bersangkutan. Namun, hal yang sangat penting untuk dilakukan adalah untuk mengkonsultasikan kepada sumber-sumber lain agar detail penulisan dapat dilengkapi secara maksimal (lihat table 8.1, Ceklist Sumber). Table 8.2 dan 8.3 merupakan contoh penulisan sejarah administrative dan catatan biografi.

Tabel 8.2 Sejarah Administratif

1.Nama Pencipta:                                                                                            2. Periode Waktu:

Benlith Potteries Pty Ltd                                                                                   1883 – 1958

3. Teori Administratif:

Benlith Potteries didirikan oleh Irving Smith pada tahun 1883. Perusahaan ini memulai usahanya dengan bergerak di bidang produksi manufaktur pipa bawah tanah dan perlengkapan sanitari dan pada tahun 1895 mulai memproduksi peralatan porcelain seiring dengan ditemukannya sumber tanah liat bahan baku porcelain dengan kualitas sempurna. Irving Smith meninggal pada tahun 1893 dan bisnisnya dibeli oleh Seymour Wheeler. Pada tahun 1901 Benlith Potteries menjadi perusahaan Publik.Seymour Wheeler menjadi Direktur Pelaksana dan putranya, Josiah menjadi Manajer Pelaksana. Ia menjadi direktur pelaksana sampai dengan 14 Agustus 1919 kemudian digantikan oleh Cedric Ives. Ives menjadi direktur pelaksana dari tahun 1919 sampai dengan 31 Maret 1930. Kemudian beliau digantikan oleh Colin Pitts yang menjabat menjadi manajer pelaksana sampai dengan tanggal 31 Maret 1958 yaitu waktu dimana perusahaan mengalami kebangkrutan.

4. Referensi:

Wells Industrial Gazetteer, 1885 – 1913

Peterson, A., An Informative Treatise on the History and Development of Sanitary Ware

In the Collonies, Atlanta, 1899.

Boyd, R (ed.) Biograpic Dictionry of plumbing, Wangga, Vic., 1978

5. Nama Penyiap bahan:                                                                               6. Tanggal penyelesaian

C. Conway                                                                                                               23 Desember 1986

Lembaran Deskripsi Seri Arsip

Dalam lembaran deskripsi seri arsip, harus berisi tentang hal-hal sebagai berikut:

1. Provenance. Provenance (susunan asli arsip) ini merekam organisasi, badan, perseorangan  atau keluarga yang menciptakannya dan atau yang berhubungan dengan pihak yang menciptakan arsip tersebut. Provenance ini menghubungkan satu seri dengan seri lain yang  memiliki urutan yang sama.
2. Nomor Seri. Nomor ini merupakan nomor terpisah yang menunjukkan masing-masing pada daftar seri arsip (akan dibahas kemudian).
3. Judul Seri. Ini merupakan judul dari tiap-tiap seri. Judul tersebut harus pendek dan mewakili jenis arsip serta mencerminkan fungsi arsip dimaksud. Contohnya, Aplikasi Registrasi Kendaraan Bermotor.
4. Periode Tanggal (waktu). Periode ini harus menunjukkan tanggal awal dan akhir dari arsip. tanggal arsip awal adalah tanggal dimana arsip tersebut diciptakan dan bukan tanggal subjek dari arsip tersebut. Contoh, periode waktu tanggal korespondensi seorang sejarawan masa awal abad pertengahan yang sedang membahas tentang sejarah abad pertengahan adalah waktu pada saat ia memulai melakukan korespondensi dan bukan waktu abad pertengahan yang menjadi subjek pembahasan sang sejarawan tersebut.
5. Kuantitas. Standar yang digunakan dalam lembaran ini adalah standar pengukuran yang konsisten. Standar pengukuran yang diakui digunakan untuk menentukan jumlah volume arsip yang simpan dalam rak buku sehingga akan terlihat jumlah seri dalam tiap-tiap rak arsip.
6. Karakteristik dan Kondisi Fisik.  Berisi tentang deskripsi karakteristik setiap arsip dalam tiap-tiap seri. Contoh, arsip dalam bentuk tulisan tangan, hasil ketikan, atau kombinasi antara tulisan tangan dan hasil ketikan, atau potongan surat kabar, atau hasil cetak. Apakah arsip tersebut dalam bentuk jilidan hasil cetakan, negative foto, atau rekaman suara?
7. Deskripsi Isi. hal yang penting untuk disebutkan dalam deskripsi isi ini adalah: hubungan arsip yang dimaksud dengan pekerjaan dari invidu atau organisasi yang menciptakannya, jenis-jenis arsip dan jenis informasi yang terekam di dalamnya dan juga materi tambahan lain seperti proses transaksi penting yang dilakukan di dalam organisasi tersebut.
8. Penyusunan. Ini adalah penjelasan bagaimana arsip disusun,contoh, apakah secara kronologis, alfabetis, ataukah menuru system klasifikasi. Jika penyusunan arsip telah dilakukan oleh seorang arsiparis maka, harus tercatat.
9. Seri-seri yang berhubungan. Ini adalah keterangan untuk seri arsip yang berhubungan langsung dan erat dengan seri arsip tertentu. Contoh, arsip-arsip file kontrol seperti indeks, daftar dan duplikasi surat-surat yang dikirimkan, diterima. Semua arsip tersebut harus disebutkan dalam entri ini.
10. Kondisi Akses.  Ini merupakan dokumentasi pembatasan akses arsip dan catatan persyaratan duplikasi dari arsip ini. Termasuk juga informasi apa saja yang dapat diduplikasi.
11. Catatan. Ini berisi tentang hal apapun yang menurut arsiparis layak untuk dicatat tentang arsip seperti apakah arsip ini tidak dapat ditemukan dimanapun atau arsip ini belum pernah digunakan oleh siapapun.
12. Daftar rak arsip (termasuk catatan isi). ini merupakan daftar identifikasi nomor isi dari tiap-tiap volume arsip dalam box arsip. daftar ini harus berisi secara jelas apa saja yang terdapat dalam setiap satu volume arsip. biasanya informasi yang ditulis akan dapat mengidentifikasi tiap-tiap box dari urutan awal sampai dengan akhir. Lokasi tempat box disimpan juga harus ditulis dan diberikan nomor.
13. Dan 14. Nama penyiap bahan arsip dan tanggal selesai diperiksa. Untuk referensi di masa yang akan datang, penting untuk mengetahui siapa yang menyiapkan deskripsi bahan arsip dan tanggal selesai dilakukan deskripsi.

Tabel 8.3 Catatan Biografi

1.    Nama Pencipta:                                                                          2. Periode waktu

Phillip Hall                                                                                     1 Aprl 1930 –

3.  Catatan Biografi:

      Seorang jurnalis. Dilahirkan di Blackwell. Hall memulai pekerjaannya sebagai seorang juru fotokopi   pada Blackwell Gazette setelah meninggalkan sekolahnya Blackwell High pada tahun 1945. Ia menjadi seorang jurnalis[ada tahun 1950 dan khusus menangani pemberitaan tentang sejarah Blackwell. Ia termasuk juga anggota dewan pendiri komunitas sejarawan Blackwell pada tahun 1949 dan menjadi Presiden komunitas tersebut pada tahun 1956, ia menjabat secara terus menerus kecuali pada tahun 1964 sampai dengan tahun 1969 ketika ia berada di luar negeri. Pada tahun 1955 ia menikahi Annabelle Robets. Ia termasuk ke dalam Dewan Blackwell dari tahun 1960 sampai dengan tahun 1963, dan menjabat sebagai Mayor pada tahun 1963. Ia menerbitkan 3 buah buku: Dewan Perwakilan Blackwell:  Ulang Tahun Bersejarah, 1956; Keluarga Robets dan Keturunannya, 1970; dan Sejarah Blackwell, 1976.

4.  Referensi:

      Siapa saja yang berada di Blackwell, Camford Press, Blackwell, 1974. Hall, Emillia, Hall Blackwell, Oxbridge Press, Blackwell, 1972.

5.  Nama Penyiap bahan:                                                              6. Tanggal diselesaikan

     C. Conway                                                                                           8 Juni 1980

Berikut ini adalah table contoh lembaran seri deskripsi arsip:

Tabel 8.6.

1.         Provenance: Phillip Hall                                                        2. Nomor seri: 28

3.      Judul Seri:

         Kertas kerja penelitian Sejarah Blackwell

4. Periode Waktu:                                                                                            5. Jumlah:

    c. 1846 – 1956                                                                                                    0,34m

6. Karakteristik fisik/kondisi:

    Dokumen, karboncopy, carbon copy dalam bentuk dokumen koreksi, buku catatan, korespondensi,

    Potongan berita. Buku catatan menunjukkan adanya kerusakan yang diakibatkan oleh air.

7.  deskripsi  isi: (hubungan dengan kinerja kantor/pencipta, tipe informasi di dalamnya, hal tambahan yang disebutkan):

Materi berisi tentang buku catatan yang disimpan oleh Hall selama Ia mempelajari sumber-sumber asli, potongan-potongan berita, korespondensi dengan berbagai perpustakaan dan lembaga arsip dan keluarga local. Termasuk tiga surat, pada tahun 1962, dari William Davis, seorang Novelis dan mantan penduduk asli Blackwell, yang menceritakan masa kecilnyadi Blackwell. Terdapat beberapa bundle draf dari buku karangan Hall Sejarah Blackwell, yang diterbitkan pada tanggal 1976. Arsip ini berakhir tahun 1963 dan mulai lagi pada tahun 1970.

8.         Penyusunan:

Duapuluh bundle, masing-masing bundle mengacu pada subject atau perseorangan tertentu. Diletakkan dalam alfabetis file yang diurutkan berdasarkan judulnya.

9.         Kondisi Akses:

Dapat digunakan sebagai bahan konsultasi. Izin untuk menduplikasi harus diperoleh dari Mr. Hall.

10.     Catatan:

11.     Daftar Rak Arsip:

Nomor Kotak                                            Ringkasan Catatan Isi                                      Lokasi

41/1                                                              Aborigin                                                               rak 29/1

                                                                       Blackwell Council

                                                                       Blackwell Family

                                                                       Blackwell Gazette

                                                                       Blackwell Lodge

                                                                       Court House

                                                                       Dairy Cooperative

41/2                                                              Davis Family                                                       rak 29/2

                                                                       First Settlement

                                                                       Golden rush

                                                                       Hotel

                                                                       Land Scandal

                                                                       Majestic Picture Palace

                                                                       Moss Family

41/3                                                              Piper Family                                                       rak 29/3

                                                                       Robert Family

                                                                       School

                                                                       Trade

                                                                       Transport

                                                                       War Memorial

                                                                       Women

13.  disiapkan oleh: C. Conway                                                   14. Tanggal di selesaikan: 6 Aug. 1980

CATATAN TENTANG DESKRIPSI ARSIP FOTO

Fitur-fitur tertentu harus ditampilkan ketika kita mendeksripsikan arsipn foto. Dalam mendeskripsikan arsip foto, kita harus mengidentifikasikan proses yang digunakan sehingga tercipta arsip foto dimaksud. Informasi ini sangat penting untuk merawat arsipndan juga untuk menentukan rentang waktu proses penciptaannya. Nama pencipta arsip foto juga merupakan unsur yang sangat penting sehingga harus disimpan secara baik dan disebutkan ke dalam lembaran deskripsi arsip.

PENEMPATAN ARSIP DALAM RAK ARSIP

Setelah arsip dideskripsikan, dan disusun sesuai dengan urutannya, maka langkah selanjutnya adalah menempatkan arsip ke dalam rak arsip. box-box arsip yang akan ditempatkan dalam rak harus diletakkan secara seri dan menggunakan tempat secara maksimal. Jika terdapat arsip yang tidak dapat ditempatkan secara bersama-sama, system penomoran dan juga metode penyusunan tertentu harus dapat menghubungkan arsip-arsip yang terpisah-pisah tersebut. arparis harus benar-benar memastikan dalam setiap box arsip tersebut harus berisi tentang semua catatan dan nomor keterangan yang menghubungkan arsip-arsip tersebut.