Model Undang-Undang Arsip Statis dan Dinamis

Model Undang-Undang Arsip Statis dan Dinamis

Bab I

Pendahuluan tentang Undang-Undang Arsip Statis dan Dinamis

INFORMASI, Arsip Statis dan Dinamis

            Informasi merupakan sumber utama bagi tiap komunitas social modern, tanpa informasi pemerintah dan masyarakat dapat berfungsi secara efektif.

            Terminologi Arsip dinamis mencakup semua dokumen, dalam bentuk atau format apapun, yang diciptakan oleh pemerintah, organisasi atau individu lainnya atau yang digunakan atau diterima dalam kegiatan administrasi atau transaksi eksekutif. Arsip dinamis merupakan bagian atau bukti transaksi  tersebut. Sebagai bukti, Arsip ini kemudian dirawat, disimpan agar dikemudian hari dapat digunakan sebagaimanamestinya oleh generasi penerus. Arsip dinamis terdiri dari memori korporasi Negara, jejak audit dari transaksi keuangan dan bukti-bukti kebijakan dan aktivitas kegiatan tersebut.

            Manajemen efektif Arsip dinamis melalui alur hidup arsip (life cycle) merupakan masalah kunci dalam reformasi aparatur pemerintah. Buruknya manejemen Arsip dinamis berarti bahwa pemerintah tidak memiliki akses yang dapat mendukung proses pengambilan keputusan atau pemberian pelayanan terhadap masyarakat.

            Banyaknya Arsip dinamis yang harus disimpan hanya untuk waktu tidak lama, yang berguna sebagai bahan bukti atau informasi bagi penciptanya. Sedangkan Arsip dinamis lain yang dapat disimpan oleh waktu yang lama berfungsi sebagai bukti atau informasi tentang kegiatan atau fungsi pemerintah dari waktu ke waktu. Arsip-arsip tersebut layak disimpan dan dirawat dengan sebaik-baiknya, disebut sebagai “Arsip Statis”.

            Arsip Nasional merupakan tempat permanent bagi Arsip-arsip pemerintah yang memiliki nilai, namun Arsip ini tidak akan dapat disimpan jika tidak dikelola dengan baik pada saat proses penggunaannya. Kalau Arsip tersebut dikelola dengan baik otentitas dan keamanan Arsip dan informasi yang terkandung didalamnya dapat terselamatkan.

Undang-Undang Arsip Statis dan Dinamis

Undang-Undang dan implementasi Undang-Undang Arsip statis dan dinamis yang up to date merupakan hal yang harus dibangun guna mencapai system yang terintegrasi dan efektif dalam hal pengelolaan Arsip dinamis dan statis pada saat melewati alur kehidupan (life cycle) Arsip.

            Bentuk Undang-Undang yang dibuat oleh sesuatu Negara harus mencakup konstitusi formal dan konvensi konstitusi Negara (seperti pemisahan kekuasaan antara legislative, eksekutif dan yudikatif; peraturan atau konvensi yang mengatur kabinet secara kolektif dan kewajiban masing-masing individu dalam jajaran cabinet dan hubungan antara menteri dan PNS di organisasi yang dipimpinnya; keseimbangan antara sentralisasi dan desentralisasi dan antara sector public dan swasta). Undang-Undang juga harus mengacu pada kondisi politik, ekonomi, social, budaya dan administrative; Undang-Undang Kearsipan yang telah ada; dan pada tingkatan umum perkembangan ilmu kearsipan. Semua cakupan ini kemudian akan memberikan keseimbangan dalam Undang-Undang Kearsipan Nasional antara Undang-Undang dan peraturan dibawahnya.

            Undang-Undang Kearsipan yang menjelaskan secara detail tentang manajemen kearsipan melalui life cycle Arsip akan memberikan mandate yang jelas untuk digunakan dalam proses impelementasinya. Undang-Undang Kearsipan yang dibuat hanyalah merupakan kerangka kerja umum, sedangkan rincian dan detail Undang-Undang ini harus dibuat dalam bentuk peraturan di bawah Undang-Undang.

            Undang-Undang Kearsipan telah banyak dibuat di banyak Negara dalam bentuk Undang-Undang Arsip Nasional atau amandemen. Di Negara-negara anggota persemakmuran, Undang-Undang Arsip Nasional seringkali menggunakan model Undang-Undang public record Inggris tahun 1958. Undang-Undang ini terdiri dari kerangka kerja untuk melakukan preservasi dan akses terhadap arip-arsip colonial administrasi dan Negara penjajah pada masa setelahnya. Namun,Undang-Undang ini sudah tidak sesuai dengan perkembangan ilmu kearsipan terutama karena Undang-Undang ini tidak mengatur tentang manajemen alur hidup Arsip dimulai dari penciptaan sampai pemusnahannya atau ditransfer ke Arsip Nasional.

Bab 2

Model Undang-Undang Kearsipan

Undang-Undang Kearsipan, ………….. (tanggal)

Undang-Undang untuk menetapkan Badan/Institusi Arsip Nasional dan memberikan manajemen yang lebih baik dalam bidang kearsipan melalui life cycle  arsip untuk mencabut Undang-Undang Kearsipan …. (sebutkan nama Negara) sebagai komponen penting dalam menjalankan administrasi dan akuntabilitas pemerintahan yang efektif; untuk memastikan organisasi swasta, individu dan pemerintah menciptakan Arsip sesuai dengan kegiatan dan transaksi yang dijalankan, sehingga Arsip tersebut dapat digunakan, dirawat dan terawatt dan pemusnahan Arsip yang sudah tidak digunakan dapat berjalan dengan baik dan terjadawal; dan untuk mengidentifikasikan dan merawat Arsip yang bernilai guna statis.

Bab I

Pembukaan

Judul dan Pembukaan

1.      Undang-Undang ini dapat ditulis “Undang-Undang Kearsipan Nasional, ……, dan berlaku pada saat ditetapkan oleh menteri, dengan pemberitahuan yang ditempatkan dalam lembaran Negara

      Judul         :     Untuk menekankan pada perawatan Arsip melalui alur hidup Arsip, kata-kata “Arsip statis dan dinamis” digunakan pada judul Undang-Undang ini dan pada batang tubuhnyA

2.      Ketentuan Umum

Dalam Undang-Undang sebaiknya dituliskan :

“Badan Penasehat” ialah Badan Penasehat Arsip Nasional

“Penyimpanan Arsip Statis” ialah gedung atau ruangan dimana didalamnya Arsip dinamis dirawat dan dapat digunakan sebagai bahan konsultasi

“Arsip Statis” ialah Arsip dinamis yang memiliki nilai guna statis yang harus dirawat secara permanent

“Arsip Dinamis” ialah Arsip yang digunakan secara regular dalam menjalankan (current record) bisnis yang sedang berjalan pada institusi atau individu.

“Direktur/Kepala” ialah Kepala Arsip Nasional

“Kepala Kantor Pemerintah” ialah menteri atau orang lain yang bertanggung jawab untuk memimpin kantor pemerintah

“Institusi” ialah institusi Arsip Nasional

“Menteri” ialah menteri yang bertanggung jawab untuk pelayanan sipil

“Arsip Nasional” ialah penyimpanan Arsip statis lembaga pusat yang bernilai guna sehingga Arsip tersebut dilestarikan dan dapat diakses sebagai bahan konsultasi

“Arsip Privat” ialah Arsip dinamis diluar Arsip dinamis public yang dispesifikasikan dalam jadwal yang mengacu pada Undang-Undang ini

“Kantor Publik” ialah setiap institusi, badan, atau individu yang menciptakan, menerima atau menyimpan Arsip dinamis publik

Definisi                    :  Undang-Undang ini mendefinisikan terminology teknis (seperti retensi dan jadwal pemusnahan  dan record center) sesuai dengan standar terminology internasional

 ArsipStatis              :  Dibedakan dari gedung tempat arsip dirawat dan digunakan sebagai bahan konsultasi (penyimpan arsip). Arsip Nasional hanya digunakan dengan acuan  Undang-Undang sebelumnya atau sebagai judul tempat penyimpanan Arsip statis institusi pusat yang dirawat dan kemudian digunakan sebagai bahan konsultasi

Menteri                     :  Pada banyak Negara, Arsip Nasional disebut sebagai institusi budaya dan bertanggung jawab pada menteri kebudayaan (atau sejajar dengan menteri). Namun, sentralitas dan kepentingan Arsip dinamis untuk mewujudkan administrasi dan akuntabilitas yang baik dalam pemerintahan dan implikasi kinerja pada berbagai sector harus dipahami secara benar dan perubahan yang dibuat harus memastikan kewajiban bagi Arsip pemerintah untuk berada dalam pengawasan secara terpusat. Presiden atau perdana menteri dapat dianggap “menteri”, namun hal tersebut tidak dapat diaplikasikan pada beberapa Negara.

Kantor Publik           :  Digunakan sebagai terminology generic yang luas yang mencakup setiap organisasi sector public (contoh, kementerian, departemen, komisi, korporasi public, pemerintah daerah)

“Arsip Dinamis        :  ialah Arsip yang dispesifikasikan pada jadwal yang            public                       tercantum dalam Undang-Undang ini

Record center           :  ialah gedung yang dirancang sebagai tempat penyimpanan Arsip dinamis dan diperlengkapi dengan akses resmi terhadap Arsip

Jadwal retensi dan pemusnahan    :  ialah dokumen yang menjelaskan perlakuan terhadap Arsip-arsip institusi atau unit administrative, yang menspesifikasikan Arsip dinamis mana yang harus dirawat secara permanent atau dimusnahkan

Arsip Inaktif            :  ialah Arsip dinamis yang sudah tidak lagi sering digunakan; berdasarkan Undang-Undang ini Arsip yang tidak digunakan salaam lima tahun ditetapkan sebagai Arsip inaktif

Perhitungan waktu

3.      (1) setiap periode waktu yang tertera dalam Undang-Undang ini ialah hari pertama Januari tahun depan setelah Arsip dinamis diciptakan

Arsip dinamis public      :  terdapat jadwal dalam Undang-Undang ini yang didefinisikan secara detail tentang Arsip dinamis public secara keseluruhan dari life cycle Arsip yang ada di kantor public vertical dan horizontal serta pemerintah daerah

Arsip Dinamis                :  didefinisikan semua informasi yang terekam dalam bentuk atau medium (yaitu Arsip audiovisual dan elektronik serta file kertas) yang diciptakan, diterima dan disimpan oleh tiap institusi sebagai bahan bukti legal kegiatan transaksi atau obligasi dalam bisnis. Dengan menekankan pada bukti rekaman hasil kerja dapat dibedakan antara materi perpustakaan atau database externa, karena arsipmelibatkan proses pengambilan keputusan karena informasi yang terkandung didalamnya. 3 frase life cycle Arsip dinamis yang dijelaskan (Arsip dinamis, Arsip inaktif dan Arsip statis)

Hambatan  yang dapat muncul ialah teknologi yang berkembang sehingga sulit untuk dikuasai dan biaya tinggi yang digunakan untuk mengelola manajemen Arsip dinamis elektronik dan hambatan tersebut dapat mengakibatkan rendahnya prioritas untuk pengelolaan manajemen Arsip dinamis public. Walaupun begitu, hambatan ini dapat diatasi dengan membuat peraturan kearsipan yang secara spesifik mengatur tentang manajemen Arsip dinamis elektronik.

Pengaturan waktu    :     Bab ini mengatur periode waktu berlakunya Undang-Undang kearsipan ini

(2)  tempat dimana Arsip diciptakan pada tanggal yang berbeda untuk tujuan administrative ditempatkan pada satu file atau perawatan Arsip-arsip seperti yang diperintahkan Undang-Undang ini

Bab II

Badan Kearsipan Nasional

Pendirian Institusi

4.      (1)  Badan Kearsipan Nasional untuk selanjutnya disebut sebagai institusi

(2) Institusi bertanggung jawab kepada menteri yang didukung oleh Dewan Kearsipan nasional (untuk selanjutnya disebut sebagai dewan penasehat)

(3)  Institusi memiliki kekuatan hukum

Fungsi Institusi

5.      (1) Institusi memiliki kontribusi terhadap efisiensi, efektivitas dan ekonomi pemerintah dengan cara :

(a)    Memastikan kantor public mengikuti praktek record keeping yang baik

(b)   Membangun dan mengembangkan prosedur yang digunakan untuk mengendalikan dan secara teratur memusnahkan Arsip-arsip inaktif yang tidak bernilai guna lagi

(c)    Memberikan saran dan rekomendasi tentang praktek terbaik dan standar baku dalam record keeping pada pelayanan publik

Komentar

Badan Kearsipan Nasional      :     Undang-Undang menciptakan organisasi baru dalam sebuah pemerintahan dengan tanggung jawab untuk memastikan, mengendalikan dan bertanggung jawab pada penyelenggaraan kearsipan di sector public dan menggambarkan fungsi organisasi tersebut.

Dalam model Undang-Undang ini, judul netral yang digunakan “Badan Kearsipan Nasional”, namun pemerintah daerah dapat menggantinya dengan rancangan lain (seperti : badan administrasi, departemen, lembaga Negara, dll)

(d)   mengembangkan dan melaksanakan prosedur transfer Arsip public ke Arsip Nasional untuk kemudian dipreservasi

 (2) Institusi merawat dan memberikan akses terhadap Arsip public sebagai bahan konsultasi dan berada dalam pengawasan kepala Dewan Penasehat Kearsipan Nasiional

6.      (1) Anggota dewan kearsipan nasional ialah :

(a)    Ketua yang ditunjuk oleh menteri

(b)   Direktur

(c)    Satu anggota dari menteri yang bertanggung jawab pada pelayanan sipil

(d)   Satu anggota dari menteri yang bertanggung jawab pada keuangan

(e)    Satu anggota dari menteri yang bertanggung jawab pada perundang-undangan

(f)    Tidak lebih dari lima orang anggota yang ditunjuk oleh menteri yang telah memiliki pengalaman dan keahlian dalam record management atau penelitian kearsipan atau kualifikasi  lain yang memungkinkan mereka memberikan kontribusi yang berguna bagi kinerja dean

(2) Ketua dan anggota yang terpilih harus mengabdi selama 3 tahun dan dapat dipilih kembali untuk periode satu tahun kedepan

(3) Dewan penasehat bertanggung jawab untuk :

      (a) Memberikan saran kepada menteri berkenaan tentang manajemen Arsip public

(b) Memberikan saran dan mendukung kepala Arsip Nasional

(c) Melaksanakan hal-hal lain yang diatur dalam Undang-Undang ini

(4) Anggota dewan penasehat dapat berkumpul kapanpun apabila dianggap penting, tetapi tidak kurang dari ……. Dalam setahun

(5) Anggota dewan penasehat digaji berdasarkan keputusan menteri

(6) Sekretaris dewan penasehat berasal dari institusi

Direktur

(1)    Direktur Arisp Nasional (selanjutnya disebut sebagai direktur) dan berkantor di kantor sipil

(2)    Direktur bertanggung jawab untuk :

(a)    Mengimplementasikan kebijakan umum yang dibuat oleh menteri

(b)   Manajemen harian institusi

Bab III

Kewajiban kepala kantor pemerintah untuk arsip

8.      Kepala kantor pemerintah bertanggung jawab untuk menciptakan dan menyimpan dokumentasi yang sesuai dengan fungsi dan aktivitas organisasi yang dipimpinnya dengan cara mengembangkan praktek record keeping yang baik termasuk

(a)    Menciptakan dan mengelola Arsip dinamis dengan cara filing system yang baik

(b)   Membuat draft retensi bersama-sama dengan direktur dan jadwal pemusnahan Arsip public

(c)    Mengimplementasikan retensi dan jadawal pemusnahan yang dimuat pada pasal 9 (d) dan (e) undang-undang ini

Komentar

Arsip Rahasia     :  Undang-Undang ini memberikan wewenang pada direktur dan jajarannya untuk menjalankan tugas mengelola arsip rahasia. Arsip rahasia harus disimpan di Arsip Nasional dan ketentuannya diatur dalam Undang-Undang.

Record Class      :  Sebagai bagian dari program restrukturisasi Arsip statis dan dinamis, kelompok-kelompok Arsip dan staf kearsipan di kantor pemeirntah dan arsiparis di Arsip Nasional dapat terbentuk berdasarkan skema pelayanan umum

Tanggung jawab untuk Arsip public :

            Undang-Undang ini mengatur tanggung jawab masing-masing kepala kantor pemerintah dan direktur Arsip nasional untuk manajemen arisp public pada alur life cycle Arsip. Contoh : Arsip dinamis diciptakan dan disimpan di kantor pemerintah dan Arsip semi inaktif, secara normal harus ditransfer ke record center dibawah pengawasan direktur.

(d)   melakukan transfer semi Arsip inaktif ke dalam pengawasan direktur, untuk Arsip yang diklarifikasikan berhubungan dengan

(i)     keamanan nasional

(ii) perawatan sarana public

(iii) pajak, atau

(iv) perlindungan privacy personal

           

9.      Kepala kantor pemerintah bertanggung jawab terhadap kerjasama dengan direktur untuk mengelola Arsip semi inaktif dan untuk :

(a)    merawat semua Arsip semi inaktif seperti yang tercantum pada pasal 11 (bb) Undang-Undang ini

(b)   memberikan akses pada pihak ketiga, selain staf institusi dan kantor pemerintah pencipta

(c)    merawat Arsip semi inaktif yang perpindahannya diatur pada pasal 8 (d) Undang-Undang ini

Komentar

Arsip dinamis     :  secara utuh kepala kantor pemerintah bertanggung jawab pada Arsip dinamis dan pengembangan praktek record keeping yang baik. Aktivitas ini melibatkan proses penciptaan dan manajemen Arsip dinamis yang sesuai dengan system filling dan register yang baik; pembuatan draft dan implementasi jadwal pemusnahan; dan transfer Arsip semi inaktif kedalam record center (mengacu pada mekanisme kewenangan formal dari penangguhan transfer Arsip yang sangat sensitive sambil memastikan bahwa Arsip tersebut disimpan dalam kondisi yang baik). Undang-Undang ini diperlukan untuk membantu para kepala kantor pemerintah dalam menyelanggarakan kearsipan.

(d)   pelaksanaan jadwal retensi dan pemusnahan Arsip inaktif yang proses transfernya diatur pada pasal 8(d) Undang-Undang ini dan pelaksanaan transfer Arsip yang bernilai guna untuk kemudian berada di bawah pengawasan direktur atau tempat penyimpanan lain yang diatur pada pasal 14 Undang-Undang ini yang berumur tidak lebih dari 20 tahun sejak diciptakan, kecuali untuk Arsip yang diatur pada pasal 29 Undang-Undang ini.

Kewajiban Direktur untuk Arsip dinamis dan statis

10.  Direktur bertanggung jawab untuk mengawasi praktek record keeping yang dijalankan oleh kantor public untuk :

(a)    memberikan bantuan professional, peralatan dan petunjuk manajemen system filling dan register

(b)   mengembangkan dan memastikan terpenuhinya standar manajemen Arsip public

(c)    Menyusun program training bagi staf kearsipan pada kantor pemerintah

(d)   Membuat jadwal retensi dan pemusnahan arisp yang akan dikeluarkan oleh menteri

(e)    Membuat kesepakatan dengan kepala kantor pemerintah untuk membuat jadwal retensi dan pemusnahan

Komentar

Jadawal Retensi dan pemusnahan Arsip :

      Mekanisme untuk membuat jadawal retensi dan pemusnahan harus melakukan konsultasi dengan para kepala kantor pemerintah dan pejabat senior pemerintah lain yang memiliki kualifikasi untuk memberikan rekomendasi tentang administrative, keuangan dan hokum dari Arsip. Jadwal harus dibuat untuk mengelompokkan tingkatan nilai guna Arsip. Normalnya, tugas mengeluarkan jadwal tersebut adalah menteri. Prosedur yang dijalankan jangan terlalu kaku dan birokratis sehingga pada saat pembuatan jadwal hal ini akan menghambat terselesaikannya jadwal.

Arsip Inaktif

Secara primer tanggung jawab terhadap public record berada pada direktur ketika Arsip telah berubah menjadi inaktif dan direktur mengawasi Arsip tersebut sampai pada pemusnahan yang dilakukan di record center (Bab II). Secara umum, direktur mengimpelementasikan jadwal retensi dan pemusnahan Arsip di record center; melakukan akuisisi dan memusnahkan Arsip yang tercantum dalam jadwal retensi Arsip; dan melakukan transfer Arsip bernilai guna permanent pada Arsip nasional atau tempat penyimpanan lain untuk waktu tidak lebih dari 20 tahun sejak diciptakan.

      Kepala kantor pemerintah dapat melanjutkan tanggung jawab melakukan kerja sama dengan direktur dalam hal manajemen Arsip inaktif (pasal 9) da memberikan akses pada pihak ketiga di record center; menyimpan Arsip inaktif sesuai dengan kondisi yang diatur oleh direktur di record center : mengimplementasikan jadwal retensi dan pemusnahan Arsip inaktif yang tidak memiliki nilai guna lagi.

(f)    Memastikan jadwal retensi dan pemusnahana Arsip dilaksanakan

(g)   Memiliki wewenang untuk memusnahan Arsip public yang tidak tercantum dalam jadwal retensi

11.  Direktur bertugas memelihara Arsip inaktif yang dicantumkan dalam retensi dan secara khusus :

(a)    Menyimpan Arsip yang berada di record center dan menyediakan :

(i)     Akomodasi penyimpanan yang aman dan terpisah untuk perawatan arsip inaktif yang diklasifikasikan rahasia atau tertutup

(ii) Fasilitas konsultasi untuk arsip inaktif yang secara penuh diawasi

(b)   Mengembalikan sementara Arsip inaktif dari pengawasan direktur kepada kantor pemerintah yang menciptakan arsip tersebut

(c)    Mengimplementasikan retensi dan jadwal retensi dan pemusnahan arsip inaktif yang berada dalam pengawasannya

(d)   Melakukan akuisisi dan memusnahkan arsip inaktif yang berada dalam pengawasannya dan tidak tercantum dalam jadwal retensi dan pemusnahan

(e)    Merencanakan transfer arsip yang bernilai guna permanen ke tempat penyimpanan lain yang ditunjuk oleh pasal 14 untuk arsip inaktif yang berumur tidak lebih dari 20 tahun sejak diciptakan

(f)    Mengawasi dan memberikan saran kepada menteri mengenai kesesuaian premis yang sesuai bagi arsip yang telah ditansfer seperti yang diatur pada bab 8 (d)

12.  Direktur bertangggung jawab untuk preservasi semua arsip publik yang bernilai guna permanen dan :

(a)    Kepala Arsip Nasional bertanggung jawab untuk memimpin

(b)   Menyediakan tempat penyimpanan arsip statis

(c)    Mengelola akses jalan masuk terhadap arsip statis sehingga mudah untuk merawat arsip.

(d)   Memastikan segala fasilitas terbaik yang digunakan untuk merawat arsip.

(e)    Memastikan bahwa lembaga pencipta arsip memiliki fasilitas untuk mengawasi dan menggunakan duplikat arsip mereka yang tersimpan di Arsip Nasional maupun tempat penyimpanan lainnya.

Komentar :

Arsip Statis     :     Direktur bertanggung jawab untuk merawat dan memberikan akses untuk semua arsip publik yang bernilai guna permanen (“Arsip Statis”)

(2)         Direktur dapat melakukan apapun yang dianggap penting dalam hal pelaksanaan kegiatan untuk Arsip Nasional dan tempat penyimpanan lain yang berada di bawah kendalinya, yaitu :

(a)     Mempersiapkan pameran, dan menjualnya atau publikasi lain yang berhubungan dengan arsip.

(b)    Membuat peraturan bagi semua pihak yang menggunakan arsip di Arsip Nasional maupun fungsi penyimpanan lainnya

(c)     Mengelola pameran dan meminjamkan arsip untuk digunakan dalam pameran

(d)    Melakukan pemusnahan arsip yang dianggap tidak memiliki nilai guna permanen berdasarkan kesepakatan bersama dengan kepela pemerintah sesuai dengan rekomendasi dewan penasehat

(e)     Menerima arsip milik peseorangan untuk dirawat dan menyimpannya dalam tempat terpisah

(f)     Mengadakan kerjasama dengan institusi lain untuk manajemen konservasi dan restorasi arsip, refrografis atau fasilitas teknis lainnya

TANGGUNG JAWAB UNTUK ARSIP PEMERINTAH DAERAH

13.  (1) Direktur mengembangkan jaringan kantor cabang institusi yang masing-masing kantor melayani satu atau lebih daerah. Kepala kantor cabang institusi harus bertanggung jawab pada direktur dalam melakukan implementasi kebijakan umum menteri

(2)   Berdasarkan tempat dimana arsip dinamis diciptakan, diterima dan disimpan, maka tanggung jawab perawatan dan pengawasan arsip berada di bawah kendali kepala kantor cabang institusi

(3)   Record center dan tempat penyimpanan arsip statis yang didirikan di daerah yang berada di bawah kendali Direktur Arsip Nasional berada di bawah pengawasan kepala kantor cabang institusi

(4)   Jika tidak ada lagi tempat penyimpanan arsip statis di suatu daerah, maka direktur menginstruksikan untuk melakukan transfer arsip ke Arsip Nasional atau tempat penyimpanan lain yang berada di bawah pengawasannya sambil menunggu tempat penyimpanan di daerah tersebut dibangun

Bab IV

Akses Arsip Publik

Peraturan 30 Tahun

15.  (1) Setiap arsip rahasia yang telah berumur 30 tahun sejak diciptakan, dapat diakses oleh publik, kecuali untuk arsip rahasia periode kurang dari 30 tahun harus diputuskan oleh menteri atau kepala kantor pemerintah pencipta

Peraturan 30 tahun :

Peraturan 30 tahun bagi arsip publik dan statis untuk diakses oleh publik didasarkan pada norma informal internasional, dan tidak ada alasan untuk dikurangi periodenya jika dianggap hal ini tidak akan bertentangan dengan apapun

Untuk berapapun periode akses arsip, harus dibuat peraturan jika ingin memperpanjang atau memperpendek periode akses arsip.

(2)   Ketika masa waktu 30 tahun hampir selesai untuk arsip yang dijelaskan pada ayat (1), setiap arsip statis rahasia harus ditelaah oleh pihak-pihak yang kompeten dan berwenang untuk diputuskan apakah arsip tersebut dapat diakses atau tetap rahasia

(3)    Untuk periode lebih dari 30 tahun, arsip yang harus tetap bersifat rahasia ialah arsip yang berhubungan dengan :

- Keamanan Nasional              -  Pajak

- Sarana publik                        -  Perlindungan privasi kehidupan seseorang

Bab VI

Pelanggaran dan Sanksi

Pemindahan atau Pemusnahan atau Perusakan Arsip Tanpa Izin

21. (1) Setiap orang yang memindahkan arsip publik dari kantor pemeirntah tanpa izin atau menghancurkan arsip pubklik kecuali yang diatur dalam pasal 8 sampai 12 Undang-Undang ini atau merusak arsip publik yang berada di kantor pemerintah, record center, Arsip Nasional atau tempat penyimpanan lain yang berada di bawah pengawasan direktur diancam hukuman penjara atau denda sebesar ………….

22. Setiap orang yang tanpa alasan jelas menyebabkan tertolaknya akses arsip publik bagi staf yang berada di bawah direktur dituntut dan didenda sebesar ……….. atau penjara maksimal 6 bulan atau keduanya

Pengiriman illegal dokumen rahasia

23. Setiap orang yang mengirimkan dokumen rahasia secara illegal ke luar negeri dituntut penjara selama ……… atau denda sebesar atau kedua-duanya.

Bab VII

KETENTUAN UMUM

Validitas Hukum

24. (1) Validitas hukum setiap arsip publik tidak berpengaruh oleh perubahan undang-undang  ini

(2) Duplikasi atau isi arsip publik yang dikelola oleh direktur dianggap sebagai dokumen sah dan dapat digunakan sebagai bahan bukti

Copyright

25. (1) Dalam hal penyediaan bahan untuk penyidikan atau penggunaan duplikat arsip publik yang berada di bawah wewenang direktur. Direktur tidak dapat menggunakan duplikat arsip milik perseorangan

(2) Ketentuan duplikat arsip publik yang dibuat oleh direktur tidak melibatkan transfer setiap copyright

(3) Publikasi copy faxmile, transkip verbatim atau literatur terjemahan arsip publik yang berada di bawah pengawasan direktur dilarang kecuali dengan izin direktur dan dilakukan pembayaran atas penggunaannya atau seperti yang diatur pada bab 18 undang-undang ini

Bab VIII

Ketentuan Lain

26. (1) Kantor pemerintah harus menyerahkan dua buah copy setiap publikasi yang dikeluarkan

(2) Tidak ada yang dapat membatalkan hak-hak direktur untuk menerima arsip yang diatur dalam pasal ini

Arsip Swasta / perorangan

27. (1) Semua arsip milik swasta berhubungan dengan kepentingan nasional, dianggap sebagai arsip publik dan tunduk dengan ketentuan yang ada dalam undang-undang ini

(2) Pemerintah, setelah berkonsultasi dengan menteri keuangan akan membayar penuh dan adil atas kompensasi arsip milik swasta yang diputuskan sebagai arsip publik

(3) Besaran nilai kompensasi yang akan dibayarkan ditentukan berdasarkan konsultasi dengan menteri keuangan dan pihak yang memiliki arsip tersebut

(4) Kompensasi wajib dibayarkan diluar consolidated fund

Pengiriman Dokumen Sejarah ke Luar Negeri

28. (1) Pengiriman arsip ke luar negeri adalah tindakan terlarang

(2)  Pengiriman arsip perseorangan yang berhubungan dengan nilai sejarah merupakan perbuatan melanggar hukum kecuali jika pengiriman tersebut disertai surat lisensi dari menteri dan rekomendasi direktur

(3) Surat lisensi seperti yang disebutkan pada ayat (2) harus menggambarkan spesifikasi tiap-tiap dokumen yang dimaksud oleh surat lisensi ini dan berisi kondisi sama seperti yang digambarkan oleh menteri

(4) Untuk tujuan pasal ini, direktur harus membuat daftar arsip perorangan

29. Semua peraturan yang berada di bawah undang-undang ini dikeluarkan oleh menteri, dibawahi oleh direktur dan berdasarkan rekomendasi dewan penasehat

Ketentuan Perlaihan untuk Arsip yang tersimpan Arsip Nasional

30. Arsip dan materi lain yang dikelola oleh direktur Arsip Nasional pada waktu sebelum berlakunya undang-undang ini, ditransfer ke direktur institusi

Penggunaan Tranfer

31. Direktur dapat menangguhkan penerimaan transfer jika akomodasi yang digunakan untuk transfer tidak memadai atau tidak memungkinkan untuk dilakukan transfer

Pencabutan dan Amandemen

32. (1)  Undang-undang kearsipan nasional tahun …. dan setiap peraturan ddan keputusan yang dibuat berdasarkan undang-undang ini tidak berlaku lagi

      (2) Semua referensi undang-undang dan peraturan lain yang mengacu pada arsip nasional dan disesuaikan dengan institusi

JADWAL

(Bagian 2)

Berikut ini adalah yang termasuk arsip publik :

1.            Arsip dinamis dan statis dari organisasi yang diciptakan, diterima dan disimpan di :

(a)          Kantor presiden dan kabinet

(b)         Kementerian, departemen, komisi, komite, kantor atau badan lain di bawah pemerintah atau menteri atau kantor lain

(c)          Kantor perwakilan pemerintah apapun di luar negara atau setiap orang yang bertugas pada kantor perwakilan tersebut

(d)         Di dalam UNH atau formasi apapun di tubuh kepolisian, tentara

(e)          Parlemen atau komisi pemilihan atau komite

(f)          Pengadilan negeri, pengadilan tinggi dan pengadilan lainnya

(g)         Pemerintahan daerah, distrik, dan lainnya

(h)         Institusi, badan atau individu pengganti dari lembaga yang dimaksud pada ayat (a) – (g) di atas

(i)           Badan lain atau individu yang dtunjuk oleh menteri berdasarkan peraturan yang diamanatkan dari pasal 29 undang-undang ini

2.            Arsip yang diciptakan, diterima dan disimpan oleh setiap perusahaan publik atau organisasi para-statal

3.            Semua arsip publik yang dimaksud dalam undang-undang kearsipan tahun …. Yang berada dalam pengawasan arsip nasional, termasuk pada kantor cabang wilayah, pada saat sebelum berlakunya undang-undang ini

4.            Semua arsip swasta/perorangan

(a)          Yang berada dalam kewenangan direktur sepertidisebutkan pada pasal 23 undang-undang ini

(b)         Yang dimaksud pada pasal 27 undang-undang ini