Jadwal retensi Arsip

Contoh Hasil Terjemahan Buku: Records Management

Sumber buku teori dasar kearsipan yang berjudul Records Management: Integrated Information Systems, oleh Patricia E Wallace, Jo ANN Lee, Dexter R. Schubert. Bagian buku yang diterjemahkan oleh penulis  adalah Bab Lima (V): Retention and Disposition of Records.

Terjemahan Inggris-Indonesia

Teks Sasaran (TSa)

Jadwal Retensi Arsip

Jadwal retensi arsip adalah sebuah kesepakatan tertulis antara pencipta arsip, pengguna arsip, dan pengolah arsip ketika melakukan retensi dan pemusnahan arsip. Secara faktual, jadwal ini mengidentifikasikan referensi jangka waktu tiap-tiap jenis arsip aktif, referensi jangka waktu arsip yang disimpan sebagai semiaktif dan jangka waktu arsip semiaktif dimusnahkan.

Apakah Itu Arsip?

Dokumen dapat menjadi arsip atau non arsip. Dalam bentuk sederhana, arsip adalah semua dokumen yang cukup bernilai guna sehingga harus disimpan. Arsip dapat berbentuk gambar bergerak, mikrofilm, peta, tabel, lukisan, surat-menyurat, foto, rekaman magnetik, dan lain sebagainya. Pada hampir semua organisasi, mayoritas arsip berbentuk dokumen kertas.

Karena program-program retensi juga berhubungan dengan non arsip, maka penting untuk mengidentifikasinya. Non arsip adalah dokumen-dokumen yang dibuat untuk keperluan organisasi dan dimusnahkan setelah nilai gunanya habis.  Non arsip meliputi slip tanda terima surat, duplikasi sementara surat, duplikasi file bacaan korespondensi, duplikasi semua dokumen dari file yang sama, duplikasi manual dan catatan.  Ketika menyusun jadwal retensi kita harus memahami dengan benar perbedaan vital antara arsip dengan non arsip ini. Jika non arsip tercampur dengan arsip, maka akan ada banyak waktu dan tempat yang terbuang sia-sia.

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, arsip dinamis terbagi ke dalam dua jenis yaitu arsip aktif dan inaktif. Arsip aktif merupakan arsip yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari organisasi. Arsip inaktif merupakan arsip yang sudah tidak digunakan lagi untuk kegiatan sehari-hari organisasi dan oleh karena itu dipindahkan ke ruang penyimpanan arsip inaktif.

Penilaian Arsip

Proses pertama adalah penilaian arsip. penilaian arsip adalah menentukan nilai arsip dinamis terhadap organisasi. terdapat dua kategori dasar penilaian arsip (1) arsip yang memiliki nilai guna permanen bagi organisasi sehingga harus disimpan dan diselamatkan; dan (2) arsip yang dapat dimusnahkan, baik secara langsung maupun di masa yang akan datang. Untuk menentukan kategori masing-masing arsip, pengelola arsip menilai fungsi dan kegunaan dari arsip yang dikelolanya.

Teks Sumber (TSu)

Records Retention Schedule

A records retention schedule is a documented agreement among the records creator, the records user, and the records manager as to the retention and disposition of a record. In effect, the schedule specifies how long each type of active record is to be held for reference, the length of time it is to be held in storage for semiactive reference, and when the record may be destroyed.

What is a Record?

Documents may be records or nonrecords. In simple terms, a record is any document valuable enough to be retained. The record can take the form of motion pictures, microfilm, maps, charts, drawings, correspondence, photographs, magnetic tapes, and so on. In most organizations the majority of records are paper documents. 

Since retention programs also deal with nonrecords, it is crucial to recognize them. Nonrecords are documents made for the convenience of the organization that are disposed after use. Nonrecords may include routing slips, transmittal sheets, temporary copies of correspondence, reading-file copies of correspondence, duplicate copies of all documents in the same file, superseded manuals, and notes. When developing retention schedules, one must remember this vital difference between records and nonrecords. If nonrecords are allowed to become mixed with records, many hours of valuable time and floor space will be wasted. 

As discussed earlier, records can be active or inactive. Active records are those used in the normal everyday operation of an organization. Inactive records are not used in the normal everyday operation of an organization and have therefore been transferred to an inactive area.

Records Appraisal

The beginning phase of the process is to appraise the records. The appraisal  determines the value of the records to an organization. There are two basic appraisal categories: (1) records of a permanent nature to be preserved by the organization; and (2) records that are disposable, either immediately or at some later date. To determine in which category a record belongs, the records manager appraises the function and use of the record.