Reformasi Identitas dan Kompetensi Arsiparis

Terjemahan Makalah Pertemuan International Council on Archives (ICA)

 

Reformasi Identitas dan Kompetensi Arsiparis di Era Perubahan

Fang Ming

Arsiparis Peneliti dan Deputi Direktur Pusat Pendidikan Arsiparis, Arsip Administrasi Negara Republik Rakyat Tiongkok

(the State Archives Administration of the People’s Republic of China)

Abstrak

Di era perubahan iklim yang menuntut banyak perubahan dan tantangan, arsiparis hendaknya berupaya menemukan gagasan baru, mengembangkan kompetensi baru dan memberikan tampilan baru sehingga dapat berkontribusi lebih banyak.

1. Reformasi Multi  Identitas Arsiparis

Makalah ini akan membahas tentang: peranan arsiparis sebagai penjaga sejarah dan pelindung masa depan; keahlian arsiparis menggunakan metode tradisional dan teknologi baru; arsiparis sebagai manajer pengelola sumber-sumber sejarah dan informasi yang terkandung dalam media baru; arsiparis sebagai praktisi dan penasehat profesional yang menduduki posisi khusus; arsiparis sebagai pahlawan di belakang layar sekaligus juga sebagai ahli hubungan masyarakat…

2. Persyaratan Baru dalam rangka peningkatan kompetensi profesional

(1) “6 poin” yang terdiri dari sejarah organisasi, kepemimpinan, tokoh kunci dan kejadian penting; struktur dan kelembagaan organisasi; fungsi utama lembaga; tipe, jumlah dan lokasi khasanah arsip; kondisi serah terima arsip dan permintaan akses; hukum,peraturan, aturan dan standar yang berhubungan dengan manajemen arsip statis dan dinamis dan administrasi arsip statis.

(2)Menjadi seorang yang ahli dalam membaca dan menulis.

(3)Memperkenalkan dan mengaplikasikan teknologi dan media baru.

(4)Komunikasi dan promosi public secara luas.

(5)Konsultasi.

3. Cara-Cara untuk meningkatkan kualitas

(1)Perubahan dan penyesuaian melalui pendidikan kearsipan formal;

(2)Perubahan situasi melalui praktek kerja lapangan di bidang kearsipan;

(3)terus melaksanakan pendidkan kearsipan yang dirancang untuk meningkatkan kearsipan secara keseluruhan;

(4)Mengembangkan dan meningkatkan semua kegiatan kearsipan tanpa batas;

(5)Memberikan kontribusi secara profesional kepada lembaga, bisnis, dan masyarakat.

I. Hambatan dan tantangan baru

(I) Bagi para arsiparis, berikut ini adalah hambatan dan tantangan baru yang mereka hadapi:

(1) Penggunaan aplikasi teknologi elektronik dan internet secara besar-besaran;

(2) Penggunaan teknologi dan alat baru;

(3) Ledakan informasi secara besar-besaran;

(4) Ruang penyimpanan atau SDM yang tidak memadai;

(5) melonjaknya permintaan arsip;

(6) Meningkatnya kepedulian sosial tehadap arsip;

(7) Tingkat kemampuan atau pengetahuan arsiparis yang kurang memadai;

(8) Harus terus menerus meningkakan kualitas konsteks dan topik;

(9) Berkembangnya teknologi internet, Cloud Computing dan Sensor Teknologi.

Komunitas masyarakat telah memasuki era informasi. Beberapa di antaranya percaya kita telah memasuki era “digital” dan era “tanpa kertas”, dan digantikan dengan era “elektronik” dan era “internet”, yang sebenarnya belum sepenuhnya terjadi di  banyak tempat. Faktanya, masih banyak yang menggunakan metode tradisional dan juga teknologi terbaru, penggunaan keduanya ini disebut juga “era kombinasi”.

Di satu sisi kita masih memiliki banyak arsip tradisional di tempat penyimpanan arsip, dan kita harus menjaga dan melestarikannya sedangkan di pihak lain, saat ini arsip elektronik dalam berbagai bentuk diciptakan dalam jumlah yang sangat besar.

Sedangkan,untuk tujuan keamanan dan kenyamanan, kita harus menggandakan arsip-arsip tersebut dengan berbagai alat dan di lokasi berbeda-beda. Selama kita masih berada di “era kombinasi”, pengakuan identitas dan kemampuan arsiparis harus menyesuaikan dengan keadaan yang seperti ini.

(II) Cara Kita Menjawab dan Menghadapi Tantangan

（1）Berdasarkan sudut pandang sejarah perkembangan manusia, evolusi alat perekam bahasa tulisan berkembang lebih lambat dan tidak terjadi secara tiba-tiba. Oleh karena itu, jangan khawatir jika suatu pagi kita akan bangun dengan melihat semua yang kita kenal menghilang dan kita tidak mengerti apapun yang ada di sekeliling kita. Dan juga jangan panik dan tergesa-gesa mengambil langkah. Kita harus tetap tenang dan berhati-hati, dan tetap melakukan tugas kearsipan dengan sebaik-baiknya.

（2）“Kantor tanpa kertas (paperless office)”, “e-filing”-sistem filling melalui internet dan “e-inquiry”- sistem permintaan melalui internet sangat memudahkan kita, namun hanya terbatas untuk memproduksi, diseminasi (penyebarluasan), dan pemanfaatan arsip dan informasi. Bagi kita sebagai arsiparis, hal yang kita pedulikan adalah keaslian, autentisitas, daya tahan, keamanan dan kenyamanan arsip dan informasi yang terkandung di dalamnya. Faktanya, kita harus meneliti lebih jauh untuk melihat semua hal ini.

（3）Penggunaan arsip elektronik dan internet saat ini sedang meningkat dan berkembang sehingga banyak memiliki banyak kelebihan, walaupun begitu terdapat juga banyak kelemahannya sehingga banyak menimbulkan masalah yang tak terselesaikan, seperti ketergantungan terhadap mesin, peralatan dan listrik, menyimpan informasi dalam jumlah besar sehingga berisiko terhadap keamanan informasi, isi informasi akan dengan mudah diubah, alat penyimpan informasi yang tidak stabil, dan lain-lain. Alat penyimpan dan perawatan arsip tradisional masih memiliki banyak kelebihan dan paling dikenal, aman dan nyaman, sehingga masih banyak digunakan.

  (4) tentu saja sebagai seorang arsiparis kita harus menguasai aplikasi teknologi terbaru. Ini adalah wujud tanggung jawab kita untuk memahami dan menghadapi perubahan eksternal yang kita temui dalam melaksanakan tugas kita. Oleh karena itu, “belajar terus-menerus sangat penting untuk dilakukan.

II. Merekonstruksi peran  arsiparis yang berlipat-ganda

Di era perubahan ini, terdapat banyak persyaratan dan tantangan baru yang dihadapi oleh para arsiparis; untuk dapat berperan lebih besar lagi, kita sebagau arsiparis hendaknya membuat penyesuaian yang tepat, mendukung pola piker baru, memiliki pemahaman baru, mengembangkan kapasitas baru serta membentuk citra baru.

(1)          Peran arsiparis yang berlipat ganda

1. Arsiparis dan anggota masyarakat
2. Arsiparis sebagai penjaga sejarah dan pelindung masa depan;
3. Arsiparis sebagai hakim dan promotor nilai-nilai arsip;
4. Arsiparis harus mengetahui metode tradisional dan teknologi baru sekaligus;
5. Arsiparis berperan sebagai manajer sumber-sumber sejarah dan informasi pada media baru;
6. Arsiparis sebagai praktisi dan penasehat profesional untuk posisi tertentu;
7. Arsipairs sebagai pahlawan di belakang layar sekaligus ahli hubungan masyarakat.

(II) Peran Arsiparis berdasarkan status sosial

Peran arsiparis dalam status sosial, nilai sosial dan pengakuan sosial bukanlah hal yang diproklamirkan sendiri oleh sang arsiparis tetapi ditentukan oleh hasil kerja, klien, dan peran kita sebagai arsiparis.

Seperti halnya anggota sosial lain, kita berkontribusi pada masyarakat; perbedaannya adalah kita menjawab masa lalu dan masa depan. Sehingga, kita harus berperan sebagai penanggung jawab sosial. Dalam masyarakat normal, tentunya kita menerima apresiasi, pengakuan dan penghargaan sosial.

Status sosial hanya akan kita dapatkan jika kita berusaha dan berperan lebih besar.

(III)         Nilai Orientasi, bentuk dan capaian yang diraih atas kontribusi yang sampaikan

III. Kebutuhan baru dalam kompetensi profesional arsiparis

(1)          Kami mengusulkan kerangka kerja dasar kompetensi untuk arsiparis

1.    Arsiparis harus berusaha keras untuk mengenali “enam poin utama” berikut ini:

(1) Sejarah lembaga, kepemimpinan, tokoh-tokoh kunci, dan kejadian penting;

(2)          Struktur dan tubuh organisasi;

(3)          Fungsi utama lembaga;

(4)          Jenis, jumlah dan lokasi penyimpanan khasanah arsip;

(5)          Jenis, jumlah dan lokasi penyimpanan khasanah arsip;

(6)          Kondisi serah terima arsip dan permintaan akses arsip; hukum, peraturan, aturan dan standar yang berhubungan dengan manajemen arsip dinamis dan statis;

(7)          Ahli membaca dan menulis;

(8)          Mendukung dan mengaplikasikan teknologi dan materi baru

(9)          Komunikasi sosial dan publisitas yang luas

(10)       Layanan konsultasi dan penasehat

(II) tentu saja, tiap-tiap departemen kearsipan memiliki jenis yang berbeda, yang semuanya dapat diklasifikasikan ke dalam tiga jenis berikut ini, masing-masing membutuhkan keahlian dan kualitas arsiparis yang berbeda-beda.

1.    Unit penyimpanan arsip statis

2.    Records Center (unit pengelola arsip dinamis)

3.    Biro Pengelola Arsip Statis (Divisi, Seksi)

(III) dalam departemen pengelolaan arsip statis, dibutuhkan keahlian dan kualitas pemimpin dan staf yang berbeda-beda.

1. Pemimpin
2. Staf

(IV)        Berusaha sekuat tenaga untuk mencapai perubahan

1. Dari “terbelakang” menjadi “terdepan”;
2. Dari pasif menjadi aktif;
3. Dari “arsip mati” menjadi “informasi hidup”;
4. Dari “anak kunci” menjadi  “kunci utama”;
5. Dari depo arsip menjadi sumber informasi intelektual;
6. Dari padat karya yang intensif menjadi ilmu pengetahuan teknologi yang intensif.

IV. Pendekatan dan ukuran untuk peningkatan dan penguatan

(I)       Transformasi dan penyesuaian pendidikan untuk studi kearsipan

Sejauh ini sekitar 30 institusi pendidikan tinggi di Tiongkok telah mendirikan jurusan kearsipan atau program strata satu, dan bahkan beberapa di antaranya telah mendirikan program master dan doctor untuk studi ilmu kearsipan, dengan pulihan siswa yang mendaftar setiap tahunnya. Bila dilihat dari sumber daya fakultas dari universitas yang berbeda-beda, dan pemahaman yang berbeda tentang kebutuhan sosial dan trend perkembangan ilmu kearsipan,model pengajaran dasar dan orientasi kurikulum dapat dibedakan ke dalam tiga jenis berikut ini:

(1)          Fokus pada studi kesejarahan;

(2)          Fokus pada manajemen;

(3)          Fokus pada informasi.

Semua rancangan kurikulum tersebut masih dalam tahap penelaahan. Tujuannya adalah untuk menciptakan talenta yang memiliki kualifikasi sehingga dapat memenuhi kebutuhan sosial dan mengantisipasi perkembangan yang terjadi di masa depan, contoh, disiplin ilmu talenta kearsipan yang memiliki pengetahuan dasar yang luas dan solid, serta banyak pilihan ilmu.

(II)       Magang Arsiparis Agar dapat mengantisipasi perubahan dan situasi baru

Di seluruh Tiongkok terdapat sejumlah besar organisasi dan lembaga, dan oleh karena itu,  kebutuhan pengelola arsip dinamis dan staf sekretariat di mulai dari tingkatan terbawah sangat tinggi. Hampir semua unit kerja membutuhkan paling tidak satu orang personel, yang dalam hal ini tidak dapat dipenuhi oleh  universitas dan lembaga pendidikan tinggi. Sementara itu, kantor-kantor pengelola arsip dinamis/departemen kearsipan belum memiliki sumber daya yang kompeten. Para pengelola arsip dinamis/arsiparis hanya akan diberikan pelatihan setelah mereka melaksanakan tugas kearsipan. Sehingga, beban kerja pelaksanaan magang agak berat. Untuk mengatasi masalah ini, State Archives Administration of China mendirikan Pusat Pelatihan Bagi Arsiparis di Beijing dan lembaga pelatihan regional pada level provinsi  di seluruh Tiongkok.

Sebagai contoh, State Archives Administration telah mengeluarkan sebelas kualifikasi program pelatihan secara konsekutif bagi para pengelola arsip dinamis/arsiparis di lembaga-lembaga negara Tiongkok yang berada di Beijing, meliputi manajemen arsip dinamis dasar, pengetahuan kearsipan dan kesekretariatan dan kursus-kursus penting untuk pesonel yang berhubungan dengan kearsipan. Kursus-kursus tersebut meliputi:

(1)          Manajemen arsip dinamis;

(2)          Manajemen arsip statis;

(3)          Manajemen arsip berbasis ilmu-teknologi;

(4)          Manajemen arsip statis spesifik;

(5)          Kompilasi arsip statis;

(6)          Preservasi arsip statis;

(7)          Manajemen arsip dinamis digital;

(8)          Eksploitasi perkembangan informasi kearsipan;

(9)          Penilaian arsip;

(10)       Hukum dan peraturan yang berhubungan  dengan kearsipan;

(11)       Kode etik.

(III)  Pendidikan kearsipan tingkat lanjut dengan tujuan untuk memperkuat keahlian komprehensif

Pendidikan kearsipan tingkat lanjut dirancang untuk meningkatkan pengetahuan pengelola arsip dinamis/arsiparis berdasarkan perubahan eksternal dan tuntutan pekerjaan. Pelatihan ini bersifat fleksibel dan setiap sesi pelatihan terdiri dari pengajaran, seminar dan konsultasi dengan berfokus pada pengetahuan kearsipan yang paling mutakhir. Berikut ini adalah topik-topik yang diajarkan dalam pelatihan ini:

(1)          Pengembangan sistem kearsipan yang berhubungan dengan aspek hukum;

(2)          Strategi akuisisi;

(3)          Pengembangan dan penggunaan informasi kearsipan;

(4)          Pengembangan dan penggunaan informasi teknologi;

(5)          Publikasi kearsipan dan pameran;

(6)          Tindakan pengamanan arsip statis;

(7)          Isu-isu penting mengenai perkembangan kearsipan;

(8)          Trend mutakhir di komunitas kearsipan internasional.

(IV)                Publikasi sosial secara luas dan efektif mengenai arsip statis

1. Juru bicara pers dan mekanismenya;
2. Tampilan permanen untuk dokumen kearsipan;
3. Tema kearsipan untuk pameran untuk memperkenalkan kejadian yang menjadi peringatan sosial;
4. Edit publikasi dalam kompilasi arsip;
5. Memproduksi film documenter berdasarkan arsip;
6. Merancang pendidikan yang berbasis pada siswa di bidang kearsipan;
7. Minggu kearsipan atau hari kearsipan;
8. Pengumpulan bahan sejarah yang berasal dari public.

(V) Kontribusi profesional kearsipan di Institusi pemerintah, perusahaan dan masyarakat

Fang Ming, adalah seorang arsiparis dan Deputi Direktur Pusat Pendidikan State Archives Administration of China (SAAC), wakil direktur Komite Arsip Bisnis Asosiasi Arsiparis Masyarakat Tiongkok.

Ia adalah lulusan Departemen Kearsipan Universitas Renmin (1982), ia kemudian meraih gelar master dalam ilmu administrative dan teknik dari Graduate School of Chinese of Social Science. Ia pernah menjabat sebagai deputi kepala disi promosi SAAC dan menjabat sebagai kepala organisasi pameran selama Kongres ICA pada tahun 1996.