Peranan Arsiparis dan Arsip dalam menentukan identitas negara

Terjemahan Makalah Presentasi dalam Pertemuan International Council on Archives (ICA)

translated by Rini Rusyeni

 

Professor Władysław Stępniak

Direktur Jenderal Arsip Negara Polandia

Identitas Negara: Apakah Arsip dan Arsiparis dapat membantu mendukung dan menyelamatkan Identitas Lokal, Regional dan Nasional Negara?

 Di negara-negara Eropa kita tidak akan menemukan model kegiatan kearsipan yang bersifat universal. Berdasarkan laporan penelitian tahun 2005 yang diadakan oleh sekelompok ahli yang ditugasi oleh Komisi Eropa untuk melakukan studi tentang kegiatan kearsipan di Uni Eropa, menyimpulkan bahwa sangat sulit untuk memperkenalkan aturan umum penyelenggaraan kearsipan di Uni Eropa. Saat ini, komunitas internasional Uni Eropa, yang beranggotakan sebanyak 27 negara-negara yang berbeda, telah membuat dan menganut prinsip dan peraturan umum bersama yang mengatur tentang kegiatan dan praktik di berbagai bidang, seperti sosial, politik, atau ekonomi, sedangkan untuk bidang kearsipan, sejauh ini sangat terbatas. Salah satunya adalah pengaturan tentang kerja sama internasional yang dilakukan oleh lembaga arsip di Uni Eropa, terutama di bidang penyelenggaraan program penelitian yang dianggap paling penting. Dalam kerja sama, terdapat beberapa prinsip yang harus diikuti yaitu: memberikan akses warisan dokumen bagi warga negara sekaligus melestarikan arsip-arsip Eropa yang berbeda-beda; serta mengutamakan kerja sama dengan tujuan menghadapi tantangan yang muncul sebagai akibat dari revolusi di bidang teknologi informasi.

Pemberlakuan prinsip-prinsip di atas mendorong permintaan untuk penyusunan dasar pemahaman kerja sama internasional agar dapat mewujudkan kerja sama yang saling menguntungkan dalam bidang sejarah, nilai-nilai tradisi dan sistem yang mempengaruhi tingkah laku dan tabiat keseluruhan komunitas pada skala nasional, regional, dan lokal serta individu. Untuk dapat mewujudkannya secara utuh kita harus mengetahui bagaimana warisan dokumen tersebut dibangun oleh nenek moyang kita dan mengembangkannya lebih jauh dengan tujuan untuk memahami diri kita sendiri dengan lebih baik dan memahami penyebab perbedaan perilaku di antara anggota masyarakat tertentu dengan anggota komunitas lain yang tinggal di daerah terpencil walaupun lokasinya berdekatan.

 Sebagai wakil dari Arsip Negara Polandia, yaitu sebuah lembaga kearsipan yang bertanggungjawab di bidang kearsipan di seluruh Polandia, saya akan memaparkan isu-isu tersebut di atas melalui analisis. Hanya dengan memaparkan isu-isu ini maka kita akan dapat menyimpulkan apakah arsip yang dimiliki oleh sebuah negara dapat berperan membangun perilaku baik warga negara, dan  mengembangkan serta melestarikan identitas nasional, regional dan lokal. Dengan berfokus pada pengumpulan fond arsip yang di dalamnya meliputi penyimpanan, deskripsi, dan akses kepada publik, kemudian fokus pada analisis dasar hukum dan aktifitas kearsipan yang dilakukan oleh negara-negara tertentu yang mewakili seluruh benua, maka kita akan dapat menunjukkan kepada dunia bahwa masalah-masalah sebagaimana dipaparkan di atas memiliki peran penting dalam kegiatan kearsipan. Dengan alasan seperti inilah kemudian penelitian di bidang ini harus dilaksanakan dengan meliputi beberapa bidang terutama, peranan arsiparis sebagai penghubungan antara masa lalu dan masa sekarang. Generasi kita saat ini tentu akan sulit mengakses sumber-sumber arsip tanpa usaha dan kerja keras para arsiparis. Bahkan yang lebih buruk lagi, sumber-sumber arsip ini tidak akan dapat bertahan lama tanpa adanya arsiparis!

Peranan arsiparis yang seperti ini menjadi sangat penting sekarang ini karena dengan adanya perubahan sosial dan politik serta kemajuan teknologi yang luar biasa, kita dituntut untuk menciptakan informasi, mengumpulkan dan membuka akses informasi tersebut kepada publik. Namun, sebelum kita membahas lebih jauh isu ini yang kemudian dikenal sebagai “komputerisasi” dan “informatisasi”, hendaknya kita harus merenungkan saat ketika munculnya isu yang berhubungan dengan peningkatan mobilitas masyarakat di dunia pada beberapa abad lalu, yaitu sekitar abad ke 17 dan 18. Hasil penelitian menemukan bahwa pada masa itu terjadi hubungan yang kompleks antara konsep identitas “nasional, “regional” dan “lokal”. Contoh paling nyata terjadi di Amerika Serikat, yaitu sebuah negara yang terdiri dari banyak kelompok etnik yang kemudian bersatu membentuk sebuah negara yaitu Amerika. Masyarakat di sana sangat tertarik untuk mencari asal usul mereka melalui koleksi-koleksi arsip yang ada di seluruh dunia.

Penelitian serupa lain juga telah dilaksanakan oleh sekelompok lembaga arsip di Eropa yang bekerja sama dengan tujuan untuk mempromosikan pengetahuan tentang masa lalu para keturunan imigran. Proyek penelitian mereka di selenggarakan pada tahun 2004-2005 dengan judul Emile – Leaving Europe for America – Early Emigrants’ Letter Stories as part of the EU Culture 2000 programme (Studi Pendidikan: Meninggalkan Eropa menuju Amerika, Surat Pendek yang Bercerita tentang Para Imigran terdahulu sebagai bagian dari Program Kebudayaan Uni Eropa Tahun 2000).

Tujuan utama proyek ini adalah mengajak masyarakat luas untuk mempelajari warisan budaya Eropa, seperti surat-surat, foto, lagu dan peninggalan para imigran pada tahun 1840-1920. Arsip-arsip pada masa ini menjelaskan alasan para imigran memutuskan bermigrasi dan perubahan besar yang terjadi dalam sejarah Eropa dan Amerika. Arsip ini juga membantu kita memahami mekanisme migrasi.

Tujuan Proyek Penelitian Emile – Leaving Europe for America – Early Emigrants’ Letter Stories as part of the EU Culture 2000 (Studi Pendidikan: Meninggalkan Eropa menuju Amerika, Surat Pendek yang Bercerita tentang Para Imigran terdahulu sebagai bagian dari Program Kebudayaan Uni Eropa Tahun 2000):

·         Mempromosikan dialog budaya dan pengetahuan tentang proses emigrasi bangsa Eropa ke Amerika Serikat,

·         Menyusun sumber-sumber sejarah unik yang ada untuk masyarakat dengan latar belakang dan umur yang berbeda-beda melalui pameran keliling dan website,

·         Mempromosikan pelestarian warisan budaya dengan cara mendigitalisasikan sumber-sumber sejarah,

·         Meningkatkan kesadaran tentang warisan budaya yang mungkin saja saat ini telah terlupakan,

·         Mempromosikan pengetahuan pada Abad ke-17-18 dan memudahkan masyarakat luas untuk mengaksesnya; contoh-contoh arsip yang terdapat di limanegara yang berbeda ini dapat memberikan kita informasi tentang kesamaan dan perbedaan yang terjadi di antara komunitas imigran Eropa,

·         Mendorong generasi muda dan peneliti untuk ambil bagian dalam proyek ini,

·         Meletakkan landasan untuk penelitian di masa yang akan datang melalui digitalisasi arsip dan menggambarkan dengan jelas hasil proyek penelitian ini,

·         Meneladani pengalaman para Imigran Eropa sebagai sebuah kompinen penting dalam membentuk identitas bangsa Eropa,

·         Mendukung kerja sama yang dibangun di antara museum, lembaga arsip, perpustakaan, organisasi LSM dan lembaga kebudayaan Eropa.

Sebagai bagian dari proyek ini, pelaksanaan pameran keliling dan pembangunan website juga dilakukan. Kegiatan ini menampilkan isi proyek dalam bahasa nasional dan bahasa Inggris.

Pameran dan website diselenggarakan berdasarkan tema yang sama, seperti sejarah imigrasi, sejarah surat-menyurat di negara masing-masing, penyebab timbulnya migrasi, penjelajahan menyeberangi samudra atlantik, kolonisasi di Amerika, Pekerjaan di Amerika, Keluarga (kaum perempuan dan anak-anak), cerita-cerita kehidupan nyata. Katalog untuk pengunjung disediakan pada setiap penyelenggaraan pameran.

Surat-Surat Para Imigran di Polandia:

Sumber arsip yang paling utama untuk sejarah masa lalu orang-orang Polandia yang dijadikan sumber untuk proyek ini adalah kolesi surat-surat imigran yang disimpan di Arsip Negara di Warsaw. Koleksi arsip (fond arsip) yang diketahui sebagai surat-surat imigran berisi sebanyak 355 surat-surat pribadi, lebih dari 200 surat di antaranya dikirim dari Amerika Serikat (sisanya dikirim dari Brazil). Surat-surat tersebut ditulis pada tahun 1890-1891. Selain berisi tentang korespondensi pribadi, surat-surat ini juga berisi tentang korespondesi dengan agen-agen perjalanan.

Surat-surat yang ditulis oleh warga polandia ini unik karena surat-surat tersebut tidak pernah dialamatkan langsung ke tempat yang dituju dan ditahan oleh lembaga sensor Rusia. Surat-surat ini merekam jejak-jejak aktifitas sensor, seperti terdapat tanda garis bawah dengan menggunakan pensil. Sensor dilakukan terutama pada paragraf yang terdiri dari isu-isu sebagai berikut: membawa keluarga ke Amerika Serikat, kemungkinan mengirimkan tiket kapal laut, bujukan untuk beremigrasi, gambaran rute ilegal yang ditempuh untuk melewati batas Russia dan Prussia, dan gambaran kehidupan sehari-hari di negara baru. Surat-surat tersebut ditahan oleh pemerintah Russia termasuk juga barang-barang yang terlampir bersamaan dengan surat-surat tersebut seperti, passpor Russia, Kartu Pas Naik (Boarding Pass), tiket kereta api menuju Amerika Serikat, Iklan perusahaan pelayaran. Sumber-sumber arsip ini dibuat oleh sekelompok masyarakat yang hampir tidak pernah membuat arsip-arsip tertulis, namun mereka dipaksa untuk melakukannya karena didesak kebutuhan untuk berkomunikasi dengan keluarga mereka di negara asal. Oleh karena itu, bahasa yang digunakan bangsa Polandia dalam melakukan korespondensi berisi banyak kesalahan leksikal dan gramatikal.

Kiprah Kaum Muda Dalam Pendidikan Sejarah (EMILE)

Aktivitas pendidikan juga berperan penting bagi terlaksananya proyek ini. Mitra kerja kami di Italia melaksanakan kegiatan di sekolah-sekolah dengan tema Pengetahuan Kita tentang Masa Lalu Dapat Membantu Kita Untuk Memahami Masa Sekarang Agar Dapat Membangun Masa Depan yang lebih Baik. Gagasan utama kegiatan ini adalah untuk mendorong para siswa mempelajari lebih mendalam tentang sejarah imigrasi dari Trentino dan untuk membantu mereka untuk lebih memahami cerita kehidupan individu para imigran. Para siswa dimotivasi untuk menceritakan pendapat, pandangan mereka (mengenai imigran sebelum mengikuti kegiatan ini), dan membandingkannya dengan pengetahuan baru yang telah mereka dapatkan dalam acara ini. sementara itu, mitra kerja kami di negara lain melaksanakan kelas-kelas kearsipan dan kompetisi menulis bagi para siswa.

Kegiatan promosi proyek ini memiliki peran vital dalam menyebarluaskan informasi yang diperoleh. Program ini diliput secara luas oleh pers dan media lain, sehingga pada akhirnya mengundang minat para peneliti untuk melakukan program lain sebagai lanjutan proyek EMILE.

Pada tahun 2011, Arsip Negara di Warsaw diundang oleh Pusat Penelitian Sejarah Imigrasi Universitas Minnesota untuk ikut serta dalam proyek penelitian tentang surat-menyurat di antara para imigran di Amerika Serikat dan keluarga mereka yang berada di negara kampung halaman. Tujuan utama penelitian ini adalah untuk memberikan akses seluas-luasnya mengenai korespondensi para imigran melalui digitalisasi dan memnempatkannya secara daring (online).

Penelitian ini berfokus pada surat-surat imigran yang ditulis dari negara Eropa pada tahun 1850-1970 dan meliputi koleksi milik Pusat Penelitian Sejarah Imigrasi. Sebagai bagian dari program penelitian, sebuah website juga dikembangkan sebagai wadah hasil digitalisasi surat-surat bersama-sama dengan transliterasi dan terjemahannya ke dalam bahasa Inggris. Terlampir bersama surat-surat tersebut adalah informasi tentang pengarangnya dan juga foto-foto.

Kaum terpelajar, arsiparis, pustakawan dan kurator museum dari Austria, Korasia, Slovenia, Republik Ceko, Polandia, Slovakia, dan Hungaria, yang memiliki spesialisasi di bidang imigrasi dari negara Eropa menuju Amerika Utara, juga dilibatkan dalam proyek ini. Tujuannya adalah untuk menempatkan semua surat-surat yang tersimpan di Arsip Negara di Warsaw di internet, termasuk juga surat-surat dari Amerika Serikat dan Brazil, sehingga semua arsip tersebut dapat diakses oleh masyarakat secara luas.

Walaupun proyek ini berhasil, namun proyek penelitian tentang proses imigrasi dari Eropa dan Amerika ini menggambarkan masalah yang lebih besar lagi, yaitu mengenai akses ke sumber arsip yang terdiri dari milyaran orang yang ingin mencari lebih banyak tentang asal usul mereka.  Mereka harus mencari ke lembaga arsip yang berada di negara-negara dimana mereka tidak lagi menjadi warga resmi negara tersebut. Kondisi ini terjadi pada negara-negara Eropa Tengah dan Selatan, yang mana pada daerah tersebut terjadi perpindahan besar-besaran sebagai akibat dari penyelesaian konflik antara Turki dan Yunani (berdasarkan protokol yang ditandatangani pada tanggal 30 Januari 1923 sebagai bagian tak terpisahkan dari Perjanjian Lausanne yang ditandatangani pada tanggal 24 di tahun yang sama). dalam protocol ini diberlakukan relokasi bagi populasi bangsa Yunani dari wilayah Asia Kecil, walaupun masyarkat Yunani di daerah ini telah menempati wilayah tersebut selama lebih dari 5 ribu tahun!! Penyelesaian konflik yang sperti ini seringkali digunakan untuk menyelesaikan pertikaian hubungan di antara negara-negara Balkan (contoh, kasus di Thracia Timur dan relokasi warga Bulgaria dari daerah tersebut), dan kemudian kasus ini dijadikan percontohan yang diikuti oleh para pemimpin lain dan menjadi dasar pengaturan internasional baru di Eropa Tengah setelah Perang Dunia II.

Sampai sekarang, cara ini dianggap sebagai solusi unik Balkan dalam mengatur hubungan internasional. Metode ini juga digunakan di Eropa Tengah. Mengikuti keputusan yang dikeluarkan oleh Sekutu, milyaran warga Jerman direlokasi dari daerah yang sekarang dikenal sebagai Polandia Utara dan Barat dan tempat dimana populasi masyarakat keturunan Polandia tiba. Sementara itu populasi setelahnya mendiami daerah-daerah sebelum perang Polandia yang kemudian mereka memutuskan untuk bersatu dengan Uni Soviet. Perpindahan ini menunjukkan tahapan proses perubahan wilayah di Eropa Tengah. Perubahan ini tergambar jelas pada peta berikut ini, yaitu peta yang menggambarkan bagaimana wilayah Polandia berubah selama beberapa abad:

Peta Wilayah

Ilustrasi yang saya gunakan dalam presentasi ini berasal dari publikasi yang dibuat oleh Kantor Pusat Arsip Negara untuk program yang dikelola oleh Dewan Eropa dengan judul Rekonstitusi Masa Lalu Polandia. Program ini diluncurkan pada tahun 1998 dengan tujuan untuk mencatat arsip-arsip rekaman dari koleksi negara-negara di Eropa yang dapat digunakan sebagai pengganti dokumen warisan yang menggambarkan bahwa Polandia telah mengalami kekalahan yang menyesakkan pada Perang Dunia ke-2. Secara spresifik, tujuan proyek ini, sejalan dengan tujuan makalah saya ini, yaitu untuk menekankan kebutuhan mempromosikan kerja sama di antara lembaga kearsipan di negara-negara Eropa sehingga para warga negaranya dapat mengetahui jejak leluhur mereka dan ini hanya terwujud ketika mereka mengakses sumber-sumber yang diciptakan dan membawa sumber-sumber tersebut ke luar ke negara tempat mereka sekarang berada.

Tujuan utama program ini adalah untuk memberikan informasi dari sumbernya tentang sejarah orang-orang Polandia yang telah hilang selama periode antara pembagian wilayah dan tahun 1918, yaitu ketika Polandia memperoleh kemerdekaan, dan tepat saat meletusnya Perang Dunia II (1772-1918/1945) Program ini tak hanya berfokus pada kegiatan mempelajari masyarakat pada masa itu tetapi juga mempelajari organisasi sosial dan arsip-arsip keluarga, yang semuanya itu merupakan arsip berharga, sebagai bagian dari sejarah masyarakat Polandia dan sangat berarti untuk membentuk identitas nasional. Sebagaimana telah diperkirakan sebelumnya, cakupan program ini, baik dari segi kronologi maupun topik yang dibahas, dapat mengisi kekosongan Sejarah Polandia dan memfasilitasi kemungkinan untuk menggali dokumen-dokumen penting dari perspektif pelayanan kesejahteraan (contoh. Isu relokasi dan kerja paksa selama Perang Dunia II) atau berperan penting dalam proses merangkaikan kemabli sejarah masyarakat Polandia yang menempati wilayah-wilayah Polandia yang saat ini tidak lagi termasuk ke dalam wilayah negara Polandia. Tujuan akhir program ini adalah untuk mengembangkan “arsip fond virtual”, yang bebas biaya dan dapat diakses sepenuhnya di internet.

Hasil dari aktifitas ini adalah, pada tahun 1998-2012 telah ditemukan sumber-sumber tentang sejarah Polandia dan masyarakat Polandia pada 60 arsip di 12 negara yang berbeda yang berada di Eropa dan Asia, seperti, Austria, Belarusia, Republik Ceko, Georgia, Kazhaktan, Lituania, Moldova, Jerman, Russia, Ukraina, Italia, dan Vatikan.

Hasil dari penelitian pendahuluan yang dilaksanakan oleh para Arsiparis dari Polandia saat ini telah dikumpulkan dalam suatu kumpulan data (database) digital. Baru-baru ini, telah dibuat database pusat yang berisi tentang informasi arsip-arsip rekaman dari 52 fond arsip yang berbeda dan dikumpulkan dalam hampir 6 ribu dokumen terpisah. Sebagian dari informasi tersebut berisi tentang arsip-arsip sumber sejarah masyarakat Polandia yang saat ini sedang menunggu proses verfikasi. Setelah verfikasi, arsip-arsip tersbeut akan disatukan ke dalam database pusat.

Walaupun terdapat hubungan antara lembaga arsip di Polandia dengan lembaga arsip di negara-negara tetangga, namun hanya melalui program Rekonstruksi Memori Polandia yang dapat menjembatani pelaksanaan kerja sama. Hasil dari program ini adalah banyak warga negara Polandia yang memperoleh informasi dari sumber-sumber arsip mengenai asal usul masa lalu mereka. Penemuan kembali asal usul mereka tersebut difasilitasi dengan penggunaan teknologi kontemporer, seperti digitalisasi. Berkat program ini, lembaga arsip Polandia telah mencanangkan program lain dengan judul Penyelamatan Memori Polandia,  yang bertujuan untuk memberikan akses online tentang data kelahiran, kematian dan pernikahan, serta daftar arsip administrasi periode abad ke-18 dan 20 di wilayah Polandia bagian timur, yang saat ini berada di wilayah kekuasaan Republik ukraina. Digitalisasi raturan arsip kelahiran, kematian dan pernikahan dapat memberikan akses yang cepat dan mudah sehingga masyarakat akan tertarik untuk melihat sejarah asal usul keluarga mereka. Proyek ini akan melibatkan milyaran arsip secara keseluruhan, meliputi arsip identitas yang merupakan fenomena kompleks yang terjadi di negara ini.

Fenomena kompleks terjadi karena masyarakat akan menemukan kesulitan untuk menetapkan identifkasi mereka ditingkat regional dan lokal, sementara pada tingkat nasional, tidak akan ada masalah yang berarti. Hal ini dikarenakan ketika seseorang mulai menyelidiki asal usul mereka, seringkali secara tak sadar mereka menghubungkannya dengan daerah atau tempat tinggal yang saat ini mereka tempati. Padahal faktanya adalah nenek moyangnya pada beberapa abad lalu tinggal di daerah yang sangat jauh dari tempat tinggal yang sekarang ini mereka tempati.

Saya menyadari fakta bahwa masih banyak program Penyelamatan Memory Polandia serupa yang harus dilaksanakan di Eropa Pusat dan Selatan. Sedangkan untuk urusan warga Polandia dan German, inisiatif proyek serupa, dan juga yang berhubungan dengan register kelahiran, kematian dan pernikahan, dan juga register arsip administrasi, telah dilakukan sebelumnya. Sehingga, katalog register arsip administrasi dan register kelahiran, kematian dan pernikahan yang dibuat untuk bagian Barat dan Utara mengacu apa yang telah dilakukan di Polandia saat ini dan begitu juga dengan koleksi arsip di Polandia dan Jerman.  Dengan demikian, pada saat khasanah arsip ini dapat diakses secara online maka rangkaian pendukungnya telah siap.

Semua inisiatif yang dideskripsikan di atas dan yang telah dilaksanakan oleh lembaga kearsipan di Eropa Tengah telah membuktikan bahwa isu-isu yang berhubungan dengan penyelamatan dan pelestarian identitas pada skala lokal, regional, dan national yang terjadi di dunia saat ini telah berjalan melewati batas negara. Hal ini menunjukkan bahwa konsep identitas dalam satu hal berhubungan dengan rasa memiliki terhadap daerah tertentu maupun negara tertentu. Lebih jauh lagi dapat dikatakan bahwa tiap-tiap jenis identitas dapat menciptakan rasa memiliki. Kelompok etnik minoritas yang menempati daerah terpisah di seluruh dunia dapat memiliki persamaan rasa memiliki terhadap sebuah negara yang ditinggali oleh kelompok etnik yang sama walaupun lokasi negara tersebut sangat jauh. Kemudian, kelompok minoritas ini dapat mengidentifikasi diri mereka sendiri sebagai bagian dari tempat yang mereka tinggali. Berdasarkan perspektif ini, isu-isu yang berhubungan dengan identitas lokal seharusnya dijadikan obyek kerja sama yang dilakukan oleh lembaga kearsipan.

Semua isu di atas merupakan tantangan yang dihadapi oleh lembaga-lembaga kearsipan saat ini. pada masa ini, lembaga arsip telah mencoba untuk menyelesaikan masalah yang paling penting, atau sedang mengambil langkah-langkah penyelesaiannya, yaitu dengan memberikan hak akses untuk khasanah arsip kepada para pihak yang berminat, tanpa melihat kewarganegaraan yang mereka miliki. Contoh nyata yang sedang terjadi di Eropa adalah kegiatan yang dilakukan oleh Dewan Eropa dan rekomendasi yang mereka keluarkan pada tahun 2000 mengenai akses arsip rekaman sejarah. Contoh lain adalah kegiatan yang dilakukan oleh Dewan Kearsipan Internasional (International Council on Archives), dimana hasil kegiatan ini diakui oleh kongres yang dilaksanakan di Brisbane. Namun, masalah tersebut harus didiskusikan melalui dua sudut pandang yang berbeda yaitu: akses fisik (berbagai hambatan dapat terjadi di sini, seperti jam kerja ruang baca atau batasan akses harian ke unit-unit kearsipan, dan sebagainya) dan sistem deskripsi arsip rekaman yang digunakan. Seringkali, sistem ini tidak dipahami dengan mudah oleh setiap orang, khususnya bagi para pengguna asing.  Banyak masalah yang dapat timbul ketika arsip rekaman disimpan di internet, seperti teknologi yang digunakan harus terus menerus ditingkatkan.

Jika dengan asumsi bahwa masalah yang berhubungan dengan identitas nasional, regional dan lokal terus terjadi dan meningkat, karena dipicu meningkatnya level pendidikan yang diraih masyarakat dan akses budaya serta informasi yang lebih baik, maka kita sebagai arsiparis harus berupaya mencari alat yang efektif untuk memfasilitasi peningkatan kebutuhan sosial ini. Semua alat-alat IT yang kita gunakan dan program yang kita jalankan harus berdasarkan pada kebutuhan yang spesifik dari pengguna baik di dalam negeri maupun di luar negeri, agar mereka dapat mengakses informasi yang terkandung dalam arsip. Kita dapat melakukan digitalisasi arsip dan menyimpannya di internet untuk memenuhi permintaan ini, dengan memanfaatkan kecanggihan sistem deskripsi sehingga dapat digunakan oleh pengguna dari dalam maupun luar negeri (mesin terjemahan otomatis dari bahasa asing dapat dipertimbangkan juga penggunaannya. Hal lai9n yang paling penting juga adalah kebutuhan berbagi informasi tentang arsip-arsip yang selama ini terpisah-pisah dalam khasana arsip yang berbeda yang disimpan di lembaga arsip, perpustakaan, museum yang ada di dua negara atau lebih. Kita juga harus menyadari peranan kita dalam kerja sama yang dilakukan dengan institusi penelitan dan institusi yang berhubungan dengan koleksi masa lalu, yang mungkin saaya mereka meminta dukungan kita untuk proyek yang sedang mereka jalankan. Salah satu proyek yang menjanjikan saat ini adalah Proyek Virtual Shtetl yang dilaksanakan oleh Museum Sejarah Yahudi Polandia, yang saat ini sedang berjalan di Warsaw. Jika saja kita semua mengetahui bahwa jumlah persentase orang-orang yahudi terbesar di seluruh dunia berasal dari Polandia (grafik populasi menunjukkan 75%), maka kita akan dengan mudah memahami dan menyadari pentingnya proyek penelitian ini, apalagi proyek ini menggunakan peralatan IT yang umum, seperti alat penjelajahan internet yang menggunakan “www”. Proyek ini, apabila kita hubungkan dengan isu yang telah dipaparkan di atas, maka akan memberikan kontribusi terhadap proses penyelamatan dan pelestarian identitas pada tingkat nasional, regional dan lokal.

Tak dapat dipungkiri bahwa website kearsipan memiliki peran penting (dan akan terus berperan lebih besar), karena website ini merupakan sumber yang digunakan oleh para peneliti, ahli geneologi, berbagai pakar, dan individu yang ingin (seringkali baru pertama kali) mencoba meneliti dan mengetahui data personal atau identitas legal mereka. Dalam rangka mendukung isu penyelamatan dan pelestarian identitas lokal, regional, dan nasional, maka Arsip Negara di Polandia menggunakan laman (homepage) Head Office of State Archives and individual State Archives-Kantor Pusat Arsip Negara dan Arsip Negara Individu untuk menampilkan hasil-hasil yang dicapai dari program yang mereka laksanakan, salah satunya adalah tentang proyek yang menggambarkan sebuah desa atau kota kecil yang pernah berperan besar dalam sejarah perjalanan negara ini.  Proyek ini dikenal dengan nama “Kota-kota dan Desa di Polandia dalam Arsip”, program ini dilaksanakan pada tahun 2003, dan hasilnya sangat memuaskan. Program ini berperan besar dalam proses penyelamatan memori yang menceritakan tentang banyak tempat dan keluarga yang pada saat itu baru tiba di negara ini dan ambil bagian dalam proses bersejarah. Lebih jauh lagi, program ini menjadi sangat terkenal di berbagai kalangan!

Dengan website dan akses yang mencapai masyarakat luas di Polandia, kegiatan penelitian ini meliputi beberapa program lain yang juga dilaksanakan oleh Arsip Pusat Sejarah Rekaman di Warsaw-Central Archives of Historical Records in Warsaw (institusi ini sejajar dengan arsip negara) dan bertujuan untuk menampilkan fakta yang terjadi dalam sejarah Polandia. Pada akhirnya melalui penyelamatan identitas nasional bangsa Polandia, sejarah dapat ditampilkan dengan berbagai cara seperti dengan menampilkan kejadian yang biasanya akan membuat orang-orang Polandia menjadi bangga dan menampilkan testimoni tentang kelemahan dan kesulitan yang dihadapi oleh negara.

Hasil yang telah kami capai ketika melakukan penyelamatan dan pelestarian identitas lokal, regional dan nasional telah menyadarkan saya bahwa proses menyelidiki hal-hal yang telah terjadi di masa lalu pasti akan berhasil, bahkan jika proses ini berhubungan dengan banyak pihak yang tertarik dengan data yang tersimpan pada khasanah arsip dan akses dalam bentuk gambar atau duplikat arsip asli, atau sebagai bahan studi topik yang spesifik. Jenis penelitian yang seperti ini merupakan cara yang paling berhasil bila dibandingkan dengan cara lain dalam menampilkan proses sejarah dan kejadian bersejarah seorang individu. Kegiatan ini telah membuktikan bahwa arsip berkontribusi besar dalam proses penyelamatan dan pelestarian identitas banyak orang karena arsip benar-benar menampilkan fakta yang terjadi di dalam masyarakat, dan ini berarti bahwa akan semakin banyak orang yang berkunjung lembaga kearsipan dan ruang bacanya. Sehingga sekarang saatnya kita harus mengambil langkah tepat untuk membantu mereka agar dapat mengakses khasanah arsip yang kita kelola di lembaga kearsipan. Contoh nyata telah dilakukan oleh Arsip Nasional di London, dimana lembaga arsip ini menawarkan pelatihan membaca arsip dan sesi pelatihan tenang bagaimana mencari arsip dan bagaimana menggunakan arsip sesuai dengan peraturan dan hukum yang berlaku. Kegiatan yang seperti inilah yang hendaknya diikuti oleh lembaga kearsipan di seluruh dunia.

Saya juga ingin menambahkan aktifitas hampir serupa telah dilaksanakan oleh Arsip Negara Polandia, dimana lembaga arsip kami telah berinisiatif untuk memfasilitasi penelitian yang diselenggarakan oleh para ahli geneologi dan hukum perundang-undangan. Fasilitasi ini berupa pembuatan duplikasi digital arsip gratis bagi individu perorangan.

Sebagai penutup saya ingin menyimpulkan bahwa manajemen kerja dan keterlibatan arsiparis merupakan faktor penting untuk dapat meraih hasil yang maksimal. Seiring dengan meningkatnya akses arsip digital, maka akan menimbulkan berbagai tantangan seperti bagaimana mendidik para pengguna arsip, yang pada gilirannya harus kita bantu agar dapat memahami dan mengerti isi arsip yang terdiri dari berbagai jenis meliputi file, arsip kartografik, atau, dan tugas seorang arsiparis untuk menampilkan arsip-arsip tersebut kepada publik.